Jak ustalać staż pracy po zmianach przepisów 2026 – szkolenie

Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza dwa odrębne terminy wejścia w życie nowych regulacji, co jest podyktowane koniecznością dostosowania budżetów w sferze publicznej oraz zapewnienia odpowiedniego vacatio legis dla sektora prywatnego.

• Dla jednostek sektora finansów publicznych: Nowe przepisy weszły w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. Jest to związane z rocznym cyklem budżetowym tych jednostek (np. urzędów, szkół, sądów), które muszą zaplanować środki na wypłatę wyższych dodatków stażowych czy nagród jubileuszowych od początku roku kalendarzowego.
• Dla pracodawców spoza sektora finansów publicznych (sektor prywatny): W tym przypadku ustawodawca przewidział wejście w życie nowych rozwiązań pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy. Ponieważ ustawa została ogłoszona 21 października 2025 r., termin ten przypada na 1 maja 2026 r. Ten wydłużony czas to danie przedsiębiorcom prywatnym możliwości przygotowania systemów kadrowo-płacowych oraz przeprowadzenia analizy kosztów związanych ze zmianami, takimi jak np. wydłużone okresy wypowiedzenia czy wyższe wymiary urlopów.

Aby ustalić, czy dany pracodawca należy do grupy objętej terminem styczniowym, należy sięgnąć do definicji zawartej w art. 9 ustawy o finansach publicznych. Katalog ten jest bardzo szeroki i obejmuje podmioty dysponujące środkami publicznymi. Do tej grupy zaliczają się:

• organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;
• jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa) oraz ich związki i związki metropolitalne;
• jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe;
• agencje wykonawcze i instytucje gospodarki budżetowej;
• państwowe fundusze celowe;
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) i fundusze przez nie zarządzane oraz Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ);
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (szpitale publiczne);
• uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki;
• państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone do wykonywania zadań publicznych. Z definicji tej wyraźnie wyłączone są: przedsiębiorstwa, instytuty badawcze, banki oraz spółki prawa handlowego, które stosują termin majowy.

Znowelizowany Kodeks pracy w art. 302¹ wprowadza rewolucyjną zmianę, nakazując wliczanie do okresu zatrudnienia (stażu pracy) szerokiego katalogu okresów, które dotychczas były pomijane. Do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (np. urlop, dodatki), wlicza się obecnie:

• Okres służby w Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej (zmieniony art. 302 K.p.)
• Okres prowadzenia działalności gospodarczej oraz okres pozostawania osobą współpracującą (nowy art. 302¹ § 1, art. 302¹ § 1¹ K.p.)
• Okres pracy na podstawie określonych umów cywilnoprawnych, okres współpracy przy takiej pracy oraz okresy bycia członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych (nowy art. 302¹ § 2 K.p.)
• Okres korzystania z „ulgi na start” (nowy art. 302¹ § 4 K.p.)
• Okresy zawieszenia działalności gospodarczej (nowy art. 302¹ § 5 K.p.)
• Okresy sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem (nowy art. 302¹ § 6 K.p.)
• Okresy pracy zagranicznej świadczonej w ramach niepracowniczych form zatrudnienia (nowy art. 302¹ § 7 K.p.)
• Okresy odpłatnej pracy skazanego z pominięciem pracy na podstawie umowy o dzieło (zmieniony art. 128 § 1 Kodeksu karnego wykonawczego) – tu wprowadzono jedynie zmianę, że po nowelizacji, okresy wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia, z wyłączeniem pracy wykonywanej na podstawie umowy o dzieło, wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, bo przed nowelą, pracodawcy do stażu pracy wliczać powinni okresy odpłatnego zatrudnienia skazanego, z wyłączeniem pracy wykonywanej na podstawie umów cywilnoprawnych.
• Okresy służby funkcjonariuszy celno-skarbowych (nowy art. 188a ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej).

W świetle nowych przepisów (art. 302¹ § 1 K.p.), samo zarejestrowanie firmy w CEIDG nie jest wystarczające do zaliczenia tego okresu do stażu pracy. Ustawodawca wprowadził bezwzględny wymóg finansowy. Do okresu zatrudnienia wlicza się okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej (w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) tylko wtedy, gdy za ten okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Oznacza to, że okresy, w których przedsiębiorca zalegał z płatnościami składek lub korzystał ze zwolnień nieprzewidzianych jako wyjątki (np. inne niż ulga na start czy zawieszenie na dziecko), nie powiększą jego stażu pracowniczego. Zasada ta dotyczy również osób współpracujących z przedsiębiorcą – ich okres współpracy wlicza się tylko, jeśli płatnik (przedsiębiorca) opłacił za nie wymagane składki. Podstawowym dokumentem potwierdzającym spełnienie tego warunku jest zaświadczenie wydawane przez ZUS.

Tak, jest to istotny wyjątek od ogólnej reguły wiążącej staż z opłacaniem składek emerytalno-rentowych. Ustawodawca, chcąc wspierać przedsiębiorczość i nie karać osób rozpoczynających biznes, zdecydował w art. 302¹ § 4 Kodeksu pracy, że okres korzystania z „ulgi na start” (czyli pierwsze 6 miesięcy prowadzenia działalności, kiedy przedsiębiorca jest zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne, płacąc jedynie składkę zdrowotną) podlega pełnemu wliczeniu do stażu pracy. Ponieważ w tym okresie na koncie ubezpieczonego w ZUS nie ma zaewidencjonowanych składek emerytalnych, dowodem potwierdzającym ten okres jest zaświadczenie z ZUS o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego. Taka sama zasada dotyczy osób współpracujących z przedsiębiorcą w okresie korzystania przez nich z tej ulgi, o ile spełnione są warunki ustawowe.

Tak. Znowelizowane przepisy (art. 302¹ § 3 K.p.) wprost nakazują wliczać do stażu pracy udokumentowane okresy wykonywania zlecenia lub usług, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Przepis ten został stworzony głównie z myślą o uczniach szkół ponadpodstawowych i studentach do ukończenia 26. roku życia, którzy z mocy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są zwolnieni z obowiązku ubezpieczeń. W tym przypadku ZUS nie posiada danych o takich umowach, więc nie wystawi zaświadczenia. Ciężar udowodnienia tego okresu spoczywa całkowicie na pracowniku. Musi on przedstawić pracodawcy „dokumenty własne”, takie jak np. umowa zlecenia oraz dowody jej realizacji (rachunki, potwierdzenia przelewów), aby pracodawca mógł uznać ten czas za okres zatrudnienia.

Co do zasady, okres zawieszenia działalności gospodarczej nie jest wliczany do stażu pracy, ponieważ w tym czasie nie jest wykonywana praca ani nie są odprowadzane składki. Nowelizacja wprowadza jednak jeden konkretny wyjątek. Zgodnie z nowym art. 302¹ § 5 Kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się okres zawieszenia działalności gospodarczej, jeżeli nastąpiło ono w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (na zasadach określonych w art. 36a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, co jest odpowiednikiem urlopu wychowawczego dla przedsiębiorców). Warunkiem zaliczenia tego okresu jest opłacenie za ten czas składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (które w takiej sytuacji są finansowane z budżetu państwa). Inne powody zawieszenia (ekonomiczne, zdrowotne, sezonowe) nie uprawniają do doliczenia stażu.

Przed zmianami zaliczano głównie zagraniczne okresy zatrudnienia na umowę o pracę. Nowy art. 302¹ § 7 Kodeksu pracy rozszerza ten katalog, nakazując wliczać do stażu pracy również udokumentowane okresy wykonywania za granicą pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy. Obejmuje to np. prowadzenie działalności gospodarczej za granicą, kontrakty cywilnoprawne czy samozatrudnienie. Ustawodawca przyjął liberalne podejście dowodowe – nie stworzono zamkniętego katalogu dokumentów. Pracownik może przedstawić każdy wiarygodny dokument potwierdzający fakt pracy, np. zaświadczenia z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych, rejestrów handlowych czy zaświadczenia od zagranicznych kontrahentów. Pracodawca ma jednak prawo żądać ich przetłumaczenia na język polski w celu weryfikacji.

Tak, nowelizacja włącza te okresy do pracowniczego stażu pracy. Zgodnie z art. 302¹ § 2 Kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz członkiem spółdzielni kółek rolniczych. Podstawą do zaliczenia jest podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu lub odpowiednie udokumentowanie członkostwa. Dowodami mogą być: zaświadczenie wydane przez spółdzielnię potwierdzające okres członkostwa, wpis do rejestru członków lub zaświadczenie z ZUS o podleganiu ubezpieczeniom. Jest to zmiana istotna dla osób, które swoją karierę zawodową wiązały z sektorem spółdzielczości rolniczej.

Nowelizacja Kodeksu karnego wykonawczego (zmieniony art. 128 § 1) doprecyzowuje zasady wliczania pracy więźniów. Okresy wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia w czasie odbywania kary pozbawienia wolności wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Ta reguła obowiązywała także przed nowelą, z tym, że skutkiem nowelizacji jest to, że w nowym stanie prawnym okresy wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, ale z wyłączeniem pracy wykonywanej na podstawie umowy o dzieło. Przed nowelą, pracodawcy do stażu pracy wliczać powinni okresy odpłatnego zatrudnienia skazanego, z wyłączeniem pracy wykonywanej na podstawie umów cywilnoprawnych.

Aby uzyskać urzędowe potwierdzenie okresów podlegających wliczeniu, należy złożyć wniosek o symbolu USP („Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy”). Zgodnie z nowymi procedurami, wniosek ten jest dostępny i składany wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy PUE/eZUS. Nie ma możliwości złożenia go w formie papierowej w placówce ZUS. Wniosek pozwala na zaznaczenie, czy chcemy potwierdzenia wszystkich tytułów, czy tylko wybranych okresów. Nie trzeba do niego dołączać żadnych skanów umów czy świadectw, ponieważ ZUS wydaje zaświadczenie wyłącznie na podstawie danych, które już posiada w swoim systemie informatycznym (zaewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego). Wniosek o zaświadczenie USP składa się, jeżeli:

• – prowadzono pozarolniczą działalność i opłacano z tego tytułu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe,
• – współpracowano z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność i płatnik składek opłacał za osobę współpracującą z tego tytułu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe,
• – współpracowano z osobą podejmującą działalność gospodarczą, która nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu przez pierwsze 6 miesięcy (tzw. ulga na start) i płatnik składek opłacał za osobę współpracującą z tego tytułu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe,
• – nastąpiło zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba podejmująca działalność gospodarczą, która nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu przez pierwsze 6 miesięcy (tzw. ulga na start),
• – nastąpiło zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jako:
  • – osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług lub umowy agencyjnej,
  • – osoba współpracująca z osobą wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług lub umowy agencyjnej,
  • – członek rolniczej spółdzielni produkcyjnej albo spółdzielni kółek rolniczych,
  • – osoba sprawującą osobistą opiekę nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności lub jako osoba współpracująca sprawująca osobistą opiekę nad dzieckiem.

System ZUS zawiera kompletne dane od 1 stycznia 1999 r. Jeśli wnioskowany okres dotyczy lat wcześniejszych lub specyficznych sytuacji (np. rozliczenia bezimienne), ZUS wyda decyzję o odmowie wydania zaświadczenia. W takim przypadku pracownik ma dwie ścieżki:

1. Może złożyć wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego (wniosek POG), dołączając posiadane dowody (np. stare legitymacje ubezpieczeniowe), aby ZUS spróbował odtworzyć przebieg ubezpieczenia.
2. Może udowodnić staż bezpośrednio przed pracodawcą, przedstawiając „dokumenty własne” (np. umowy, rachunki, wpisy w dowodach osobistych). Pracodawca ma obowiązek ocenić te dokumenty, a w razie odmowy ich uznania pracownikowi przysługuje droga sądowa.

Gdy brak jest zaświadczenia z ZUS, ciężar dowodu spoczywa na pracowniku. Sama umowa cywilnoprawna może być niewystarczająca, gdyż dowodzi jedynie zobowiązania, a nie wykonania. MRPiPS oraz eksperci wskazują, że dokumentami o silniejszej mocy dowodowej są:

• rachunki i faktury wystawione do umowy zlecenia lub w ramach działalności;
• potwierdzenia przelewów bankowych wynagrodzenia;
• zaświadczenia wystawione bezpośrednio przez byłego zleceniodawcę lub agencję pracy tymczasowej;
• wydruki e-maili z korespondencją służbową lub przesłanymi rachunkami;
• odcinki wpłat składek na ubezpieczenia społeczne (dla okresów historycznych).

Dokumenty te muszą w wiarygodny sposób potwierdzać okres wykonywania pracy.

Pracownicy, którzy pozostają w stosunku pracy w dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej (1 stycznia 2026 r. dla sfery publicznej lub 1 maja 2026 r. dla prywatnej), objęci są okresem przejściowym. Mają oni 24 miesiące od tej daty na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających nowe okresy wliczane do stażu pracy. Jest to termin zawity dla bieżącego stosunku pracy. Jeśli pracownik nie dostarczy dokumentów w tym terminie (np. do 31 grudnia 2027 r. w urzędzie), obecny pracodawca nie ma obowiązku wliczania tych okresów do stażu pracy ani wypłacania wyrównań. Ograniczenie to nie dotyczy jednak przyszłych pracodawców, u których pracownik zatrudni się później.

Przepisy ustawy nowelizującej nie nakładają na pracodawcę wprost obowiązku informowania pracowników o tym prawie i terminie. Jednakże eksperci prawa pracy wskazują, że leży to w żywotnym interesie pracodawcy. Wcześniejsza akcja informacyjna pozwala na:

• oszacowanie kosztów przyszłych podwyżek dodatków stażowych i nagród jubileuszowych;
• prawidłowe zaplanowanie budżetu i rezerw finansowych;
• uniknięcie chaosu organizacyjnego i kumulacji przeliczeń pod koniec okresu przejściowego;
• poprawne naliczenie urlopów wypoczynkowych w bieżącym roku. Dlatego zaleca się aktywne informowanie załogi o nowych możliwościach.

Nie. Ustawodawca wprowadził jasną cezurę czasową. Zgodnie z art. 6 ustawy nowelizującej, uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia nowych okresów do stażu pracy przysługują nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie ustawy. Dla sfery budżetowej jest to 1 stycznia 2026 r., a dla prywatnej 1 maja 2026 r. Oznacza to, że nie powstają roszczenia o wyrównanie świadczeń za lata 2023–2025, nawet jeśli pracownik udowodni, że posiadał wtedy odpowiedni staż historyczny. Prawo do wyższych świadczeń „aktywuje się” dopiero z dniem wejścia w życie nowych przepisów.

Powyższe znalazło także potwierdzenie w wyjaśnieniach Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie, w których wskazano, iż:

• dzień 1 stycznia 2026 r. to graniczny termin nabycia uprawnień do wyższych świadczeń stażowych dla osób, którym staż wzrósł dzięki nowym regulacjom odnoszącym się do stażu pracy;
• pracodawcy nie mają obowiązku wypłacania wyrównań za lata poprzedzające 2026 rok. Nawet jeśli pracownik, uwzględniając nowe okresy, osiągnąłby wyższy próg stażowy (np. 20 lat) w roku 2024 lub 2025, prawo do zwiększonych wypłat nabywa dopiero z dniem wejścia w życie ustawy;
• choć standardowo wyższy dodatek wypłaca się od miesiąca następującego po nabyciu uprawnień, w tym konkretnym przypadku prawo powstaje z mocy prawa 1 stycznia 2026 r.;
• 1 stycznia 2026 r. jest nowym, ustawowym terminem nabycia prawa do świadczeń dla osób, które staż wymagany osiągnęły wcześniej, ale na podstawie okresów dotychczas niewliczanych;
• pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy zatrudnienia. W przypadku administracji samorządowej czas ten mierzony jest od początku 2026 r.;
• ignorowanie zmian w ustalaniu stażu pracy przez pracodawcę może skutkować zarzutem naruszenia praw pracowniczych oraz niedopełnienia obowiązków wynikających z pragmatyk służbowych.

Wprowadzenie nowych przepisów (ustawy z 26 września 2025 r.) ma fundamentalne znaczenie dla wymiaru urlopu wypoczynkowego, ponieważ do okresu zatrudnienia, od którego zależy ten wymiar, wlicza się teraz szeroki katalog wcześniejszych aktywności zawodowych, takich jak prowadzenie działalności gospodarczej czy praca na umowie zlecenia. Wymiar urlopu wynosi 20 dni (dla stażu krótszego niż 10 lat) lub 26 dni (dla stażu co najmniej 10 lat). Dzięki nowym regulacjom pracownicy szybciej osiągają 10-letni próg, co jest szczególnie korzystne dla osób podejmujących pierwszą pracę w ramach stosunku pracy po latach innej aktywności.

Zasady dla pierwszej pracy na etacie

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym ją podjął, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (tzw. urlop cząstkowy nabywany „z dołu”). Przed zmianą przepisów osoba z wieloletnim doświadczeniem na B2B lub zleceniach, zaczynając pierwszy etat, zazwyczaj startowała z pułapu 20 dni (chyba że okres nauki dawał jej więcej), co oznaczało nabywanie 1,66 dnia urlopu miesięcznie.

Po zmianach sytuacja wygląda następująco:

1. Wyższa podstawa naliczania: Jeżeli pracownik udokumentuje (np. zaświadczeniem z ZUS), że wcześniej przez co najmniej 10 lat prowadził działalność gospodarczą lub pracował na zleceniach, okresy te wlicza się do jego stażu urlopowego.
2. Mechanizm 1/12 z 26 dni: W takiej sytuacji, mimo że jest to jego pierwsza praca na etacie, jego „bazą” do wyliczeń staje się od razu wyższy wymiar – 26 dni. Oznacza to, że z upływem każdego przepracowanego miesiąca nabywa prawo do 1/12 z 26 dni, czyli około 2,16 dnia urlopu.
3. Kolejny rok: W następnym roku kalendarzowym pracownik nabywa już prawo do pełnych 26 dni urlopu „z góry”.

Przykład obliczenia Pracownik podjął pierwszą pracę na etat 2 stycznia 2026 r. Wcześniej przez 11 lat prowadził własną działalność gospodarczą. Dzięki doliczeniu tego okresu, jego staż przekracza 10 lat. W efekcie za każdy przepracowany miesiąc w 2026 r. nabywa 2,16 dnia urlopu (zamiast 1,66 dnia, co miałoby miejsce przy stażu poniżej 10 lat).

Moment przeliczenia i wyrównanie Moment, w którym pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru (naliczanego od 26 dni), zależy od daty dostarczenia dokumentów oraz daty wejścia w życie przepisów dla danego sektora (1 stycznia 2026 r. dla publicznego, 1 maja 2026 r. dla prywatnego).

• Dostarczenie dokumentów z opóźnieniem: Jeżeli pracownik dostarczy dokumenty potwierdzające staż w trakcie roku (np. we wrześniu), pracodawca, który wcześniej naliczał urlop w oparciu o wymiar 20 dni (1/12 z 20), musi dokonać przeliczenia. Musi on skorygować urlop uzyskany od momentu obowiązywania ustawy nowelizującej (np. od maja w sektorze prywatnym) i naliczyć go w wysokości 1/12 z 26 dni.
• Urlop uzupełniający: Jeśli pracownik (niebędący w pierwszej pracy, ale już posiadający prawo do urlopu „z góry”) wykorzystał cały urlop w wymiarze 20 dni, a następnie w trakcie roku udokumentuje staż dający 10 lat, przysługuje mu urlop uzupełniający w wymiarze 6 dni.

Zbieg tytułów (nauka i praca) Warto pamiętać, że okresy nauki (np. 8 lat za studia wyższe) i okresy pracy (np. zlecenia wykonywane w trakcie studiów) nie podlegają sumowaniu. Do stażu urlopowego wlicza się okres korzystniejszy dla pracownika. Zatem student pracujący na zleceniu w trakcie studiów zazwyczaj korzysta z 8-letniego stażu za tytuł magistra/licencjata, chyba że okres zlecenia byłby dłuższy i korzystniejszy.

Przykładowo, pracownik, który po raz pierwszy podejmuje pracę, nabywa urlop „z dołu” (1/12 za każdy miesiąc). Jeśli jednak udowodni np. 10 lat wcześniejszej działalności gospodarczej, jego staż urlopowy od razu przekracza 10 lat. W efekcie, nabywa on cząstkowy urlop liczony od razu z wymiaru 26 dni (ok. 2,16 dnia za miesiąc), a nie z 20 dni. W kolejnym roku kalendarzowym nabywa pełne 26 dni „z góry”.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi pracowników samorządowych (§ 8 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych), jeżeli w dniu wejścia w życie przepisów (lub w dniu udokumentowania stażu) upływa okres uprawniający pracownika do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych, wypłaca się tylko jedną nagrodę – tę najwyższą. Mechanizm ten zapobiega kumulacji świadczeń. Jeśli pracownik po przeliczeniu stażu osiągnie np. 32 lata pracy, nabywając teoretycznie prawo do nagrody za 25, 30 lat, otrzyma tylko nagrodę za 30 lat pracy. Prawo do nagród niższych stopni zostaje wchłonięte przez nagrodę najwyższą.

Jeżeli po przeliczeniu stażu pracownik nabywa prawo do nagrody niższego stopnia, a w ciągu 12 miesięcy od tego dnia nabędzie prawo do nagrody wyższej, stosuje się mechanizm wyrównawczy. Procedura wygląda następująco:

1. Najpierw wypłaca się nagrodę niższą w pełnej wysokości.
2. Następnie, w dniu nabycia prawa do nagrody wyższej (w ciągu 12 miesięcy), wypłaca się różnicę (wyrównanie) między kwotą nagrody wyższej a kwotą nagrody niższej, która została już wypłacona.

Tak, prawo do nagrody jubileuszowej może ulec przedawnieniu, jeśli pracownik dostarczy dokumenty z dużym opóźnieniem. Kluczowe jest jednak rozróżnienie, czy udokumentowany okres dotyczy tzw. „starych” okresów zaliczalnych (np. praca w rolnictwie, która była wliczana od lat), czy „nowych” okresów wprowadzonych nowelizacją z 2026 roku (np. działalność gospodarcza, zlecenia). Zasady przedawnienia działają w obu przypadkach inaczej ze względu na moment wymagalności roszczenia.

Oto szczegółowe wyjaśnienie oparte na źródłach:

1. Ogólna zasada przedawnienia roszczeń (3 lata)

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz ustawy o pracownikach samorządowych, roszczenia ze stosunku pracy, w tym prawo do nagrody jubileuszowej, przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Wymagalność roszczenia powstaje w dniu, w którym pracownik nabył prawo do nagrody (czyli osiągnął wymagany staż pracy).

Jeżeli pracownik wykaże (udowodni) odpowiedni okres zatrudnienia później, to skutek ten ma moc wsteczną – oznacza to wykazanie, że przesłanki do nagrody zostały spełnione już wcześniej. Jeśli od tej pierwotnej daty minęło więcej niż 3 lata, świadczenie przepada.

2. Sytuacja A: Udokumentowanie okresów zaliczalnych na „starych” zasadach (np. praca w rolnictwie)

Jeżeli pracownik dostarczy dokumenty potwierdzające okres, który już wcześniej (przed nowelizacją z 2026 r.) podlegał wliczeniu do stażu pracy (np. praca w indywidualnym gospodarstwie rolnym), a przeliczenie wykaże, że prawo do nagrody nabył dawno temu, roszczenie może być przedawnione.

• Przykład: Pracownik samorządowy w 2022 r. miał 13 lat stażu. W lutym 2026 r. doniósł dokumenty o pracy w rolnictwie (7 lat i 5 miesięcy). Po doliczeniu okazuje się, że 20 lat stażu osiągnął już 1 stycznia 2022 r. Ponieważ od tej daty do momentu złożenia dokumentów (luty 2026 r.) minęło ponad 3 lata, roszczenie o nagrodę za 20 lat pracy uległo przedawnieniu i pracodawca jej nie wypłaci.

W takiej sytuacji pracownik „traci” nagrodę za 20 lat, ale okres ten wlicza się do stażu na poczet przyszłej nagrody (np. za 25 lat), którą otrzyma w pełnej wysokości po osiągnięciu wymaganego terminu.

3. Sytuacja B: Udokumentowanie „nowych” okresów (np. działalność gospodarcza, zlecenia)

W przypadku okresów wprowadzonych ustawą nowelizującą z 26 września 2025 r. (czyli np. okresów prowadzenia działalności gospodarczej czy umów zlecenia), sytuacja jest korzystniejsza dla pracownika ze względu na przepisy przejściowe.

Ustawodawca zastrzegł, że uprawnienia wynikające z wliczenia tych nowych okresów przysługują nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej (czyli od 1 stycznia 2026 r. dla sfery budżetowej lub 1 maja 2026 r. dla prywatnej). Oznacza to, że nawet jeśli matematycznie pracownik osiągnął staż do nagrody np. w 2020 roku, to jego roszczenie staje się wymagalne dopiero 1 stycznia 2026 r.

• Brak przedawnienia „wstecznego”: Dzięki temu mechanizmowi, jeśli pracownik doniesie dokumenty o działalności gospodarczej np. w lutym 2026 r., a przeliczenie wykaże, że 20 lat stażu miałby już w 2024 r., nagroda nie jest przedawniona. Prawo do niej „aktywuje się” 1 stycznia 2026 r. i od tej daty biegnie 3-letni termin przedawnienia.
• Przykład: Pracownik miał 19 lat stażu w 2025 r. W styczniu 2026 r. doniósł dokumenty o 2 latach zlecenia. Staż całkowity przekroczył 20 lat jeszcze przed wejściem ustawy. Mimo to pracownik otrzymuje nagrodę jubileuszową za 20 lat, ponieważ roszczenie stało się wymagalne z dniem wejścia w życie nowych przepisów.

4. Ryzyko utraty prawa u obecnego pracodawcy (termin 24 miesięcy)

Niezależnie od przedawnienia roszczeń (3 lata), pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej mają sztywny termin na dostarczenie dokumentów potwierdzających nowe okresy obecnemu pracodawcy. Wynosi on 24 miesiące od wejścia w życie przepisów.

• Jeżeli pracownik nie udokumentuje nowych okresów w tym terminie (np. do 31 grudnia 2027 r. w urzędzie), obecny pracodawca nie wliczy ich do okresu zatrudnienia.
• W takim przypadku pracownik traci prawo do przeliczenia stażu i wypłaty świadczeń (w tym nagrody jubileuszowej) u tego konkretnego pracodawcy w ramach trwającego stosunku pracy, nawet jeśli roszczenie w sensie kodeksowym (3 lata) jeszcze by się nie przedawniło.

Podsumowanie

Odpowiedź zależy od rodzaju dokumentowanego okresu:

1. Dla starych okresów (rolnictwo): Tak, prawo przedawnia się po 3 latach od faktycznej daty osiągnięcia stażu (wstecznie).
2. Dla nowych okresów (JDG, zlecenia): Prawo nie przedawnia się wstecznie za lata sprzed 2026 r. (termin biegnie od 1 stycznia 2026 r.). Może się jednak przedawnić, jeśli pracownik zwleka z dostarczeniem dokumentów dłużej niż 3 lata od wejścia w życie ustawy, lub przepaść u obecnego pracodawcy, jeśli przekroczy termin 24 miesięcy na złożenie dokumentów.

Zasady te różnią się w zależności od tego, czy opóźnienie dotyczy „starych” okresów (uznawanych przed nowelizacją, np. praca w rolnictwie) czy „nowych” okresów wprowadzonych ustawą z 2026 r. (np. działalność gospodarcza, zlecenia), oraz od momentu zatrudnienia pracownika.

1. Zasada ogólna: 3-letni okres przedawnienia

W przypadku udokumentowania stażu pracy w trakcie trwania stosunku pracy (niezależnie od tego, kiedy to nastąpi), pracodawca ma obowiązek przeliczyć staż i wypłacić wyrównanie.

• Okres wyrównania: Pracownikowi przysługuje wyrównanie dodatku stażowego za okres nieprzedawniony, czyli maksymalnie do 3 lat wstecz od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (od dnia przedłożenia dokumentów).
• Wypłata z urzędu: Pracodawca powinien wypłacić wyrównanie „z urzędu”, bez konieczności składania dodatkowego wniosku przez pracownika. Wypłata powinna nastąpić w terminie najbliższej wypłaty wynagrodzenia po zaliczeniu dodatkowego okresu.
• Przykład (okresy „stare”): Jeśli pracownik w 2028 r. udokumentuje pracę w gospodarstwie rolnym (która była zaliczalna od dawna), pracodawca wypłaci mu wyrównanie za 3 lata wstecz.

2. Zasady dla „nowych” okresów (działalność gospodarcza, zlecenia) – pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia w życie ustawy

Dla pracowników zatrudnionych w dniu wejścia w życie przepisów (1 stycznia 2026 r. dla sfery publicznej), wprowadzono przepisy szczególne:

• Brak wyrównania za lata 2023–2025: Uprawnienia wynikające z nowych okresów przysługują nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej (1 stycznia 2026 r.). Nie ma możliwości żądania wyrównania za okres przed tą datą.
• Termin 24 miesięcy: Pracownik ma 24 miesiące na udokumentowanie nowych okresów.

◦ Złożenie w terminie: Jeśli pracownik dostarczy dokumenty w ciągu 24 miesięcy (np. w lutym 2027 r.), pracodawca wypłaca wyrównanie wstecz od 1 stycznia 2026 r..

◦ Przekroczenie terminu: Jeśli pracownik dostarczy dokumenty po upływie 24 miesięcy (np. w lutym 2028 r.), pracodawca nie wlicza tych okresów do stażu u tego pracodawcy. Wówczas pracownik traci prawo do wyrównania i podwyżki u obecnego pracodawcy.

3. Zasady dla „nowych” okresów – pracownicy zatrudnieni PO wejściu w życie ustawy

Dla pracowników zatrudnionych już pod rządami nowych przepisów (np. od czerwca 2026 r.), zasady są korzystniejsze:

• Brak limitu 24 miesięcy: Taki pracownik może dostarczyć dokumenty w dowolnym momencie trwania zatrudnienia.
• Pełne wyrównanie: Jeśli pracownik zatrudniony w czerwcu 2026 r. dostarczy dokumenty z opóźnieniem (np. w październiku 2027 r.), pracodawca wypłaca wyrównanie od początku zatrudnienia (od czerwca 2026 r.), ponieważ mieści się to w 3-letnim okresie przedawnienia.

4. Sposób obliczania wysokości wyrównania

• Kwota różnicy: Wyrównanie stanowi różnicę między kwotą dodatku wypłaconego a kwotą należną po uwzględnieniu nowego stażu.
• Podstawa wymiaru: Podstawą obliczenia jest wynagrodzenie zasadnicze należne za miesiąc, za który przysługuje wyrównanie (nawet jeśli w międzyczasie pensja uległa zmianie).
• Odsetki: Pracownikowi przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie. Liczy się je od dnia wymagalności roszczenia o wyrównanie, czyli od pierwszego dnia po terminie wypłaty, w którym pracodawca powinien był uwzględnić nowy staż.

5. Wpływ na inne świadczenia (zasiłki)

Wypłata wyrównania dodatku stażowego wymusza przeliczenie innych świadczeń, jeśli dodatek był wliczany do ich podstawy:

• Zasiłki chorobowe i macierzyńskie: Należy przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku i wypłacić wyrównanie zasiłku. Roszczenie to przedawnia się po 3 latach (jeśli błąd leżał po stronie pracodawcy/płatnika) lub po 6 miesiącach od ostatniego dnia okresu zasiłkowego w innych przypadkach.
• Wynagrodzenie urlopowe: Jeśli dodatek stażowy wchodzi do podstawy wynagrodzenia urlopowego, należy przeliczyć wynagrodzenie za urlopy wykorzystane w okresie objętym wyrównaniem.

Tak, jest to obowiązkowe, jeśli dodatek stażowy był składnikiem wliczanym do podstawy wymiaru zasiłku (tzn. nie był wypłacany „obok” zasiłku w pełnej wysokości w czasie choroby). Skoro podstawa wymiaru składek wzrosła wstecznie wskutek wypłaty wyrównania dodatku, należy przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku. Pracownikowi przysługuje wyrównanie zasiłku. Termin przedawnienia roszczenia wynosi 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu zasiłkowego, chyba że niedopłata była wynikiem błędu płatnika (pracodawcy) – wtedy termin wynosi 3 lata.

Wprowadzenie nowych przepisów (ustawy z 26 września 2025 r.) ma istotny, choć ograniczony do konkretnych relacji, wpływ na długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę. Kluczową zmianą jest wliczanie do tzw. stażu zakładowego (okresu zatrudnienia u danego pracodawcy) wcześniejszych okresów współpracy z tym samym podmiotem na innych podstawach niż umowa o pracę, co może skutkować wydłużeniem okresu wypowiedzenia.

1. Zależność okresu wypowiedzenia od stażu zakładowego Zgodnie z Kodeksem pracy, długość okresu wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieokreślony oraz określony zależy od stażu pracy u konkretnego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

2. Nowe okresy wliczane do stażu zakładowego Na mocy znowelizowanych przepisów (art. 302¹ Kodeksu pracy), do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się okresy aktywności zawodowej, o których mowa w § 1–4 i 7 tego artykułu, pod warunkiem, że praca ta była świadczona na rzecz tego konkretnego pracodawcy. Oznacza to, że pracownikowi dolicza się czas, w którym współpracował z obecnym pracodawcą w ramach:

• umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług (do której stosuje się przepisy o zleceniu);
• umowy agencyjnej;
• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej (w tym B2B);
• pozostawania osobą współpracującą;
• członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej.

3. Warunek: Praca na rzecz tego samego podmiotu Jest to fundamentalne rozróżnienie w stosunku do stażu ogólnego (np. urlopowego). O ile do wymiaru urlopu wlicza się zlecenia i działalność u wszystkich poprzednich kontrahentów, o tyle przy ustalaniu długości wypowiedzenia bierze się pod uwagę wyłącznie umowy cywilnoprawne i działalność wykonywaną na rzecz obecnego pracodawcy. Zatrudnienie cywilnoprawne w innych podmiotach nie wpływa na okres wypowiedzenia w bieżącej firmie.
4. Praktyczny przykład wydłużenia wypowiedzenia Pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę w firmie X od 2 lat. Wcześniej przez rok świadczył dla firmy X usługi na podstawie umowy zlecenia.

• Przed zmianą: Jego staż zakładowy wynosił 2 lata, więc okres wypowiedzenia to 1 miesiąc.
• Po zmianie (od 2026 r.): Do 2 lat etatu dolicza się 1 rok zlecenia. Łączny staż wynosi 3 lata. Okres wypowiedzenia wydłuża się automatycznie do 3 miesięcy.

5. Wyjątek: Wypowiedzenia trwające w dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej Przepisy przejściowe (art. 8 ustawy nowelizującej) wprowadzają istotne zastrzeżenie. Nowych okresów (zlecenia, działalności) nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy okres wypowiedzenia, jeżeli wypowiedzenie to trwa w dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej (odpowiednio 1 stycznia 2026 r. dla sfery publicznej lub 1 maja 2026 r. dla sfery prywatnej). Oznacza to, że jeśli pracownik otrzyma wypowiedzenie przed tą datą, a okres ten biegnie w dniu zmiany przepisów, jego długość nie ulega wydłużeniu, nawet jeśli doliczenie stażu by na to pozwalało.

Tak, doliczenie nowych okresów do stażu pracy ma bezpośredni i istotny wpływ na wysokość odprawy emerytalnej. Wynika to z faktu, że w wielu przypadkach (szczególnie w sferze budżetowej, ale także w firmach prywatnych posiadających odpowiednie regulaminy) wysokość tego świadczenia jest progresywna i zależy od udokumentowanej długości stażu pracy.

Oto szczegółowe wyjaśnienie:

1. Mechanizm wzrostu odprawy Wysokość odpraw przy przejściu na emeryturę (lub rentę) jest jednym z kluczowych uprawnień, które zależą od długości stażu pracy. Wraz z wydłużeniem udokumentowanego okresu zatrudnienia pracownik może osiągnąć wyższy próg stażowy, co uprawnia go do otrzymania odprawy w wyższym wymiarze (np. w wysokości trzymiesięcznego, a nie jednomiesięcznego wynagrodzenia).
2. Regulacje dla pracowników samorządowych Zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych, do okresów pracy uprawniających do jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy wlicza się:

• wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia,
• inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu. Takimi „innymi okresami” są właśnie okresy wymienione w nowym art. 302(1) Kodeksu pracy, czyli m.in. okresy prowadzenia działalności gospodarczej (za które opłacono składki) czy wykonywania umów zlecenia. Oznacza to, że przedsiębiorca, który po latach prowadzenia firmy zatrudnił się w urzędzie i przechodzi na emeryturę, otrzyma wyższą odprawę dzięki doliczeniu lat prowadzenia biznesu.

3. Konsekwencje dla budżetów pracodawców Zmiana ta ma wymierny skutek finansowy dla pracodawców. Źródła wskazują, że pracodawcy powinni zachęcać pracowników do szybkiego dostarczania dokumentów, aby móc przewidzieć wydatki. Może się bowiem okazać, że pracownik odchodzący na emeryturę uzyska odprawę wyższą, niż pierwotnie przewidziano w budżecie, właśnie dzięki doliczeniu nowego stażu.
4. Sektor prywatny Zasada ta dotyczy nie tylko sfery budżetowej. Odnosi się ona również do pracodawców prywatnych, którzy na podstawie przepisów wewnętrznych (np. regulaminu wynagradzania lub Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy) wypłacają odprawę emerytalną w wysokości uzależnionej od stażu pracy (np. stażu zakładowego, do którego wlicza się teraz wcześniejsze zlecenia u tego samego pracodawcy).

Tak, w zakresie stażu zakładowego. Ustawa o zwolnieniach grupowych uzależnia wysokość odprawy (równowartość 1, 2 lub 3 pensji) od stażu pracy u danego pracodawcy. Jeżeli pracownik udowodni, że przed zatrudnieniem na etacie współpracował z tym samym pracodawcą na podstawie umowy zlecenia lub w modelu B2B, okresy te zostaną doliczone do stażu w firmie. Jeśli łączny staż przekroczy np. 8 lat, pracownik nabędzie prawo do najwyższej, 3-miesięcznej odprawy.

W przypadku zbiegu tytułów, czyli gdy różne okresy aktywności zawodowej nakładają się na siebie chronologicznie (np. pracownik był zatrudniony na etacie i jednocześnie prowadził działalność gospodarczą), okresy te nie podlegają sumowaniu. Do stażu pracy wlicza się tylko jeden z tych okresów – ten, który jest dla pracownika korzystniejszy. Zazwyczaj jest to etat, ale zasada ta ma na celu zapobieganie sztucznemu wydłużaniu stażu zawodowego ponad fizyczny upływ czasu kalendarzowego.

Tak. Przepisy nie wymagają, aby okresy wliczane do stażu były okresami „zamkniętymi”. Do stażu wlicza się także okresy trwającej działalności gospodarczej. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyjaśniło, że wliczeniu podlegają również niezakończone okresy aktywności. Oczywiście w części, w której działalność pokrywa się z obecnym zatrudnieniem, stosuje się zasadę niesumowania, ale okres prowadzenia firmy przed podjęciem obecnej pracy wlicza się w całości.

Przykład

W analizowanym przypadku:

– z dniem 1 lutego 2027 r. w placówce samorządowej nawiązano stosunek pracy z dwojgiem nowych pracowników,

– pierwsza osoba objęła połowę etatu (0,5), pozostając jednocześnie w innym zatrudnieniu (również w wymiarze 1/2 etatu) rozpoczętym 4 stycznia 2021 r.,

– druga osoba została zatrudniona na 3/4 etatu (0,75), przy czym od 2021 r. nieprzerwanie prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą,

– pracownik prowadzący firmę przedłożył zaświadczenie z ZUS potwierdzające fakt regularnego opłacania składek na ubezpieczenia społeczne z tego tytułu.

W przedstawionych okolicznościach:

– okres trwającego, niezakończonego zatrudnienia u innego pracodawcy nie zostanie zaliczony pierwszej osobie do stażu pracy, od którego zależy prawo do nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego czy odprawy emerytalno-rentowej,

– w przypadku drugiej osoby, czas prowadzenia działalności gospodarczej od 2021 r. do dnia poprzedzającego nawiązanie stosunku pracy w urzędzie podlega wliczeniu do wysługi lat warunkującej prawo do wspomnianych świadczeń,

– zaliczenie stażu z tytułu aktywności gospodarczej następuje zgodnie z oficjalnymi interpretacjami resortu pracy, mimo że działalność ta jest kontynuowana równolegle z pracą na umowę o pracę.

Do stażu pracy wlicza się pełny okres trwania umowy, czyli czas od daty jej zawarcia do daty rozwiązania lub wygaśnięcia (w tym przypadku 14 dni). Nie dokonuje się przeliczenia stażu na godziny ani na wymiar etatu. Decydujący jest okres związania stron stosunkiem prawnym, a nie intensywność czy faktyczny czas świadczenia usług. Jest to rozwiązanie analogiczne do zatrudnienia na część etatu, gdzie również liczy się okres trwania umowy, a nie wymiar czasu pracy.

Nie. Praca w indywidualnym gospodarstwie rolnym jest wliczana do stażu pracy na podstawie odrębnej ustawy z 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników, która obowiązuje od dawna. Nie jest to nowość wprowadzona ustawą z 2026 r. Ma to kluczowe znaczenie dla przedawnienia roszczeń. Ewentualne wyrównania dodatku stażowego z tytułu pracy na roli mogą sięgać pełnych 3 lat wstecz (zgodnie z ogólnym przedawnieniem), a nie są ograniczone datą 1 stycznia 2026 r. jako datą graniczną dla „nowych” roszczeń.

Tak. Pracodawcy prywatni (spoza sfery budżetowej) zachowują swobodę w kształtowaniu świadczeń dobrowolnych, takich jak nagrody jubileuszowe. Nowelizacja kodeksowa dotyczy uprawnień ustawowych (urlop, okres wypowiedzenia). Pracodawca prywatny może w regulaminie wynagradzania zapisać, że nagroda jubileuszowa przysługuje wyłącznie za staż pracowniczy (na podstawie umowy o pracę). Wówczas okresy działalności gospodarczej czy zleceń nie będą powiększać stażu uprawniającego do tej konkretnej nagrody.

W opinii resortu pracy, okresy aktywności zawodowej wliczane do okresu zatrudnienia na mocy nowelizacji przepisów dotyczących ustalania stażu pracy należy zaliczać do okresu przepracowanego, o którym mowa w art. 2 ust. 1-2 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, od którego zależy nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego. Przy czym trzeba pamiętać o dwóch kluczowych zastrzeżeniach. Otóż:

• wliczeniu podlegają jedynie okresy, gdy pracownik świadczył pracę na rzecz danego pracodawcy (art. 302¹ § 8 Kodeksu pracy),
• wliczenia można dokonywać począwszy od roku 2026, czyli w stosunku do trzynastki należnej za 2026 r. i za lata późniejsze, co wynika z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1423), w myśl którego uzyskanie uprawnienia pracowniczego wynikającego z wliczenia nowych okresów aktywności zawodowej do okresów zatrudnienia pracownika zatrudnionego u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych następuje od dnia nabycia do niego prawa, lecz nie wcześniej niż od 1 stycznia 2026 r.

Nie. Zmiany w Kodeksie pracy mają charakter wyłącznie pracowniczy i dotyczą uprawnień ze stosunku pracy (urlopy, dodatki, odprawy). Nie wpływają one na zasady ustalania kapitału początkowego ani na wysokość emerytury z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zaliczenie np. nieoskładkowanego zlecenia studenckiego do stażu urlopowego nie czyni tego okresu okresem składkowym w rozumieniu przepisów emerytalnych i nie podwyższa przyszłego świadczenia z ZUS.

Tak. W nowych naborach na wolne stanowiska urzędnicze, które zostaną wszczęte po wejściu w życie ustawy, kandydaci będą mogli wykazać staż pracy zdobyty w ramach działalności gospodarczej czy umów zlecenia, aby spełnić wymogi formalne (np. 3-letni staż na stanowisko kierownicze). Jest to duże ułatwienie dla osób przechodzących z sektora prywatnego do administracji. Jednak nabory, które rozpoczęły się przed wejściem w życie ustawy nowelizującej, są rozstrzygane na dotychczasowych zasadach.

Nie. Działalność nierejestrowana (tzw. drobna działalność zarobkowa) nie jest uznawana za działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Nie podlega ona oskładkowaniu i w efekcie okres jej prowadzenia nie jest wliczany do stażu pracowniczego na mocy nowych przepisów.

Pracodawca nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji cywilnoprawnej w nieskończoność. Jeśli w aktach firmy nie ma już śladu po dawnej umowie zlecenia (nawet jeśli dotyczy to tego samego pracownika), pracownik musi sam dostarczyć dowody – zaświadczenie z ZUS lub własne kopie umów. Ciężar dowodu spoczywa na pracowniku. Pracodawca zaktualizuje uprawnienia dopiero po otrzymaniu dokumentów, nie ma obowiązku odtwarzania zniszczonej dokumentacji.

Tak. Pracodawca ma prawo i obowiązek weryfikacji przedłożonych dokumentów (zwłaszcza tych „własnych”, niebędących zaświadczeniami ZUS). Jeśli dowody są niekompletne (np. sama umowa bez rachunków), nieczytelne lub budzą uzasadnione wątpliwości co do autentyczności, pracodawca może odmówić ich uwzględnienia. W takiej sytuacji pracownik może dochodzić swoich racji przed sądem pracy, który rozstrzygnie spór.

Co do zasady nie. Umowa o dzieło (umowa rezultatu) nie została wymieniona w ustawie jako okres zaliczany. Katalog umów wliczanych do stażu jest zamknięty i obejmuje zlecenia, agencję i usługi. Wyjątkiem może być sytuacja, gdy sąd pracy lub organ kontrolny ustali, że dana umowa nazwana „umową o dzieło” w rzeczywistości spełniała cechy zlecenia lub umowy o pracę (była pozorna). Dopiero po takim formalnym przekwalifikowaniu okres ten może zostać zaliczony do stażu.

Nie. Wolontariat oraz bezpłatne praktyki studenckie wynikające z programu studiów nie zostały ujęte w katalogu nowych okresów wliczanych do stażu pracy. Nie stanowią one tytułu do ubezpieczeń społecznych. Zaliczeniu podlegają natomiast staże z urzędu pracy (za które przysługuje stypendium) oraz ewentualnie płatne praktyki realizowane na podstawie umowy zlecenia (traktowane jako zwykłe zlecenie).

Tak. Kontrakt menedżerski jest traktowany w polskim prawie jako nazwana umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o zleceniu. Jeżeli menedżer z tego tytułu podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (co jest standardem), okres ten wlicza się do stażu pracy na takich samych zasadach jak inne umowy cywilnoprawne.

Tak. Okres pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą działalność gospodarczą wlicza się do stażu pracy. Warunkiem koniecznym jest opłacanie składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe za tę osobę w danym okresie. Fakt ten potwierdza się zaświadczeniem z ZUS. Wliczeniu podlega również okres, w którym osoba współpracująca sprawowała opiekę nad dzieckiem (przy opłaconych składkach budżetowych).

Tak. Jeżeli ubezpieczony posiada pełnomocnika działającego na portalu eZUS, odpowiedź na wniosek USP (o wydanie zaświadczenia) trafi najpierw na konto pełnomocnika. Pełnomocnik ma 14 dni na jej odebranie. Dopiero po odbiorze przez pełnomocnika lub po upływie tego terminu, dokument pojawi się automatycznie na koncie samego ubezpieczonego.

Tak, ale odbywa się to na podstawie odrębnych przepisów (ustawy o promocji zatrudnienia), które obowiązywały już wcześniej. Okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych oraz stypendium w trakcie stażu z urzędu pracy są wliczane do ogólnego stażu pracowniczego. Nowelizacja Kodeksu pracy nie zmienia tych zasad, a jedynie dodaje nowe kategorie okresów.

Ustawa nowelizująca z 26 września 2025 r. nie zmienia przepisów w zakresie wliczania okresów nauki. Zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy, z tytułu ukończenia szkoły policealnej do stażu urlopowego wlicza się 6 lat. Zasada ta pozostaje bez zmian. Okresy nauki nie sumują się z okresami pracy (wybiera się wariant korzystniejszy), więc jeśli w trakcie nauki uczeń pracował, wlicza się albo szkołę, albo pracę.

Nie. Zgodnie z komunikatem ZUS i przepisami Kodeksu pracy, zaświadczenia wydawane elektronicznie w procedurze USP od 1 stycznia 2026 r. mogą zamiast własnoręcznego podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej. Taki dokument elektroniczny jest w pełni ważny i musi być honorowany przez pracodawców jako dowód urzędowy. Pracodawca nie ma podstaw do żądania, aby na przedłożonym przez pracownika zaświadczeniu widniał podpis i pieczątka osoby wystawiającej dokument lub aby zaświadczenie było potwierdzone przez terenową jednostkę ZUS, gdyż w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych z mocą od 1 stycznia 2026 r. dodano nowy art. 83g, w myśl którego:

• zaświadczenia, decyzje oraz inne pisma w sprawie wydania zaświadczeń, o których mowa w art. 302¹ § 11–13 Kodeksu pracy, ZUS sporządza i doręcza wnioskodawcy w postaci elektronicznej na profilu informacyjnym,
• do ww. dokumentów stosuje się odpowiednio art. 83f ust. 1 stanowiący, iż decyzje, postanowienia oraz inne pisma sporządzone z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ZUS mogą zamiast własnoręcznego podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania.

Tak, okresy pracy nakładczej są wliczane do stażu pracy na podstawie rozporządzenia z 1975 r., o ile chałupnik uzyskiwał w danym miesiącu wynagrodzenie w wysokości co najmniej 50% najniższego wynagrodzenia. Jest to okres zaliczalny na podstawie przepisów szczególnych, który był honorowany już przed nowelizacją obowiązującą od 2026 r.

Tak. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być zrozumiałe dla pracodawcy. Ma on prawo żądać ich przetłumaczenia na język polski, najlepiej przez tłumacza przysięgłego, w celu weryfikacji treści. MSZ wyjaśnia, że do potwierdzenia autentyczności dokumentów zagranicznych może być również wymagana klauzula apostille. Koszt tłumaczenia ponosi zazwyczaj pracownik ubiegający się o uprawnienie.

Samo przedłożenie dokumentów potwierdzających staż jest traktowane jako wniosek o aktualizację uprawnień. Pracodawca nie ma obowiązku automatycznego poszukiwania historii zatrudnienia pracownika. To pracownik musi wykazać inicjatywę i dostarczyć dokumenty. Po ich otrzymaniu pracodawca ma obowiązek dokonać przeliczenia z urzędu. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że choć logiczne wydawałoby się, że pracodawca posiadający w swoich archiwach dokumentację np. o wcześniejszych zleceniach tego samego pracownika powinien uwzględnić je automatycznie, przepisy przejściowe sugerują inne rozwiązanie. W przypadku pracowników zatrudnionych w dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej (1 stycznia lub 1 maja 2026 r.), przepisy wymagają od nich aktywnego udokumentowania nowych okresów wliczanych do stażu pracy w ciągu 24 miesięcy.

Eksperci wskazują, że ustawa nie przewiduje wyjątków dla okresów pracy u tego samego pracodawcy. Oznacza to, że to w interesie pracownika leży formalne wystąpienie o zaliczenie tego okresu, nawet jeśli pracodawca „wie” o wcześniejszej współpracy. Pracownik powinien złożyć wniosek lub przedłożyć dokumenty (nawet jeśli są to kopie umów zawartych z tym samym urzędem czy firmą), aby dopełnić wymogu „udokumentowania”. Brak aktywności pracownika w okresie 24 miesięcy może skutkować tym, że pracodawca nie będzie miał prawnego obowiązku (ani podstawy w aktach osobowych w części dotyczącej obecnego stosunku pracy) do przeliczenia stażu i wypłaty wyrównań. Dlatego bezpieczniejszą praktyką jest złożenie dokumentów przez pracownika, niezależnie od wiedzy działu kadr i płac.

Bezpośrednio nie. Nowa ustawa dotyczy działalności gospodarczej podlegającej pod ZUS. Praca rolnika (KRUS) wlicza się do stażu na podstawie odrębnej ustawy z 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników. Zaświadczenie z KRUS potwierdza okresy ubezpieczenia rolniczego, a nie prowadzenie firmy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Są to dwa odrębne reżimy prawne.

Tak. Na podstawie ustawy o obronie Ojczyzny, okresy czynnej służby wojskowej wliczają się do okresu zatrudnienia w zakresie wszelkich uprawnień pracowniczych. Jest to uregulowanie odrębne, które funkcjonuje niezależnie od nowelizacji przepisów „stażowych” i nadal obowiązuje.

Nie. Przepisy nie nakładają na zleceniodawcę obowiązku wystawiania „świadectwa zlecenia”. Jest to jego dobra wola. Dlatego system oparto na zaświadczeniach z ZUS, które są pewnym źródłem informacji. Jeśli jednak zleceniodawca wystawi zaświadczenie, może ono być cennym dowodem uzupełniającym (np. gdy ZUS nie ma pełnych danych).

Zazwyczaj nie. Zaliczenie nowych okresów do stażu pracy (np. działalności gospodarczej czy umów zlecenia) jest traktowane jako czynność techniczna działu kadr i płac, wynikająca bezpośrednio z przedłożenia przez pracownika stosownych dokumentów. W momencie udokumentowania przez pracownika dodatkowych okresów, pracodawca ma prawny obowiązek zaktualizowania uprawnień pracowniczych (takich jak wymiar urlopu czy wysokość dodatku stażowego).

Obowiązek ten powstaje z mocy prawa (lub przepisów wewnątrzzakładowych) w chwili udokumentowania stażu, co potwierdzają przepisy ustawy o pracownikach samorządowych oraz orzecznictwo sądowe, wskazujące na konieczność wypłaty wyrównania „z urzędu”. Pracodawca po otrzymaniu dokumentów dokonuje przeliczenia stażu i jeśli wynika z niego prawo do wyższych świadczeń, musi je wypłacić przy najbliższej wypłacie wynagrodzenia. Ponieważ zmiana wysokości dodatku stażowego czy wymiaru urlopu wynika automatycznie z przepisów prawa w następstwie udokumentowania faktu (stażu), nie wymaga to zazwyczaj składania oświadczeń woli w formie aneksu do umowy o pracę, chyba że specyficzne zapisy konkretnej umowy o pracę stanowiłyby inaczej (np. określały wysokość dodatku kwotowo na sztywno, a nie procentowo).

Tylko wtedy, gdy się do tego zobowiązał. Dodatek stażowy jest świadczeniem obowiązkowym tylko w sferze budżetowej (np. urzędy, szkoły). Pracodawcy prywatni nie mają obowiązku wypłacania dodatku za wysługę lat, chyba że sami wprowadzą go do zbiorowego układu pracy, regulaminu wynagradzania lub w innych aktach wewnątrzzakładowych. Jeśli omawiany element płacy nie funkcjonuje w danej organizacji, doliczenie stażu u „prywaciarza” wpłynie głównie na wymiar urlopu i okres wypowiedzenia.

Tak, na podstawie art. 33 ustawy o sporcie, okres pobierania stypendium sportowego wlicza się do okresu zatrudnienia w zakresie uprawnień pracowniczych. Jest to regulacja szczególna, niezmieniona przez nowelizację „stażową”.

Co do zasady nie. Urlop bezpłatny jest przerwą w realizacji stosunku pracy. Wyjątkiem jest urlop bezpłatny udzielony przez pracodawcę w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w porozumieniu między nimi (art. 174¹ K.p.) oraz urlopy bezpłatne dla związkowców czy posłów. Zwykły urlop bezpłatny „na życzenie” nie wlicza się do stażu. Regulacje dotyczące tego zagadnienia nie zostały zmienione nowelizacją „stażową”.

Nie. Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia (lub wykonywania zlecenia), do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się okres zatrudnienia (zlecenia), w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki – zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika. Okresy te nie podlegają sumowaniu. Regulacje dotyczące tego zagadnienia nie zostały zmienione nowelizacją „stażową”.

Tak, pracownik ma pełne prawo żądać odsetek ustawowych za zwłokę (opóźnienie) w wypłacie wyrównania świadczeń, jeżeli pracodawca nie dokona wypłaty w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, po tym jak pracownik dostarczy dokumenty potwierdzające nowe okresy wliczane do stażu pracy.

Oto szczegółowe wyjaśnienie zasad naliczania odsetek w tej sytuacji:

Moment powstania obowiązku wypłaty (Wymagalność roszczenia) Po przedłożeniu przez pracownika dokumentów potwierdzających „nowe” okresy (np. zaświadczenia z ZUS o prowadzeniu działalności gospodarczej lub wykonywaniu zlecenia), pracodawca ma obowiązek przeliczyć staż pracy. Prawo do wyższej stawki dodatku lub innych świadczeń powstaje w chwili udokumentowania dodatkowych okresów. Pracodawca powinien dokonać wypłaty wyrównania „z urzędu” (bez konieczności składania dodatkowego wniosku o wypłatę przez pracownika) w terminie najbliższej wypłaty wynagrodzenia przypadającej po zaliczeniu dodatkowego okresu zatrudnienia.

Zasady naliczania odsetek Jeżeli pracodawca nie wypłaci należnego wyrównania w wyżej wskazanym terminie (przy najbliższej pensji), popada w opóźnienie. Wówczas:

• Początek naliczania odsetek: Ewentualne odsetki za opóźnienie należy liczyć od dnia wymagalności roszczenia o wyrównanie dodatku. Dniem tym jest pierwszy dzień po upływie najbliższego terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę, przypadający po dniu zaliczenia pracownikowi dodatkowego okresu do stażu pracy.
• Automatyzm: Obowiązek ten istnieje niezależnie od winy pracodawcy. Nawet jeśli pracodawca nie wiedział wcześniej o uprawnieniach pracownika (bo ten nie dostarczył dokumentów), to w momencie ich dostarczenia i nadejścia terminu wypłaty, roszczenie staje się wymagalne. Zwłoka w realizacji wypłaty po tym terminie rodzi obowiązek zapłaty odsetek.

Przykład praktyczny Pracownik samorządowy składa dokumenty potwierdzające 3 lata działalności gospodarczej w dniu 10 marca 2026 r. Termin wypłaty wynagrodzenia u tego pracodawcy przypada na 28. dzień każdego miesiąca.

1. Pracodawca powinien przeliczyć staż i wypłacić wyrównanie dodatku stażowego (liczone od 1 stycznia 2026 r.) w dniu 28 marca 2026 r.
2. Jeżeli pracodawca dokona wypłaty wyrównania dopiero w kwietniu lub maju, pracownik może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie liczonych od dnia 29 marca 2026 r. do dnia faktycznej zapłaty.

Ważne zastrzeżenie dla „nowych” okresów Należy pamiętać, że dla okresów wprowadzonych nowelizacją z 2026 r. (np. działalność gospodarcza, zlecenia), roszczenie o wyrównanie przysługuje nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej (1 stycznia 2026 r. dla sfery publicznej, 1 maja 2026 r. dla prywatnej). Oznacza to, że odsetki mogą być naliczane tylko od opóźnienia w wypłacie wyrównania należnego za okres od momentu wejścia w życie przepisów, a nie za lata wcześniejsze (2023–2025), ponieważ za tamten okres wyrównanie w ogóle nie przysługuje.

Tak. Ustawa nowelizująca obejmuje również umowy uaktywniające dla niań sprawujących opiekę nad dziećmi. Są one traktowane jak umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu. Okres ich wykonywania (o ile był zgłoszony do ZUS) wlicza się do stażu pracy.

Nie. Nowe przepisy nie przewidują wliczania do stażu pracy okresu sprawowania opieki nad osobą chorą lub z niepełnosprawnością (np. pobierania świadczenia pielęgnacyjnego). Jedynym wyjątkiem „opiekuńczym” jest zawieszenie działalności gospodarczej w celu opieki nad dzieckiem.

Pracodawcy powinni:

• dokonać przeglądu regulaminów wynagradzania;
• dostosować systemy kadrowo-płacowe do obsługi nowych kodów stażowych;
• oszacować koszty wyrównań i zabezpieczyć środki finansowe;
• opracować procedurę weryfikacji dokumentów;
• wyznaczyć osoby odpowiedzialne za obsługę wniosków pracowników.

Nie, jeśli chodzi o uprawnienia ustawowe (Kodeks pracy). Postanowienia układów zbiorowych nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy ustawy. Wyłączenie takie byłoby nieważne. Natomiast w przypadku świadczeń dobrowolnych (ponadkodeksowych), pracodawca prywatny może kształtować zasady swobodniej, pod warunkiem uniknięcia dyskryminacji.

Tak, w odniesieniu do bieżącego stosunku pracy u tego konkretnego pracodawcy. Termin 24 miesięcy jest prekluzyjny. Jeśli pracownik go przekroczy, obecny pracodawca nie ma obowiązku wliczania tych okresów. Jednak jeśli pracownik zmieni pracę, u nowego pracodawcy będzie mógł przedłożyć te dokumenty bez przeszkód (jako „nowy” pracownik) i tam zostaną one uwzględnione.

Wniosek USP dotyczy okresów po 1999 r. Dla okresów wcześniejszych należy złożyć wniosek US-7. ZUS może potwierdzić te okresy, jeśli posiada dane archiwalne o składkach. W przeciwnym razie pracownik musi posiłkować się dokumentami „papierowymi” (stare dowody wpłat, wpisy w legitymacjach), aby udowodnić staż pracodawcy.

Tak. Likwidacja firmy nie pozbawia pracownika prawa do zaliczenia stażu. Kluczowe jest udokumentowanie faktu pracy. Najlepszym dowodem jest zaświadczenie z ZUS (składki są ewidencjonowane niezależnie od losów firmy). W braku danych ZUS, można użyć np. zachowanych umów lub rachunków.

Nie. Do stażu pracy wlicza się pełny okres trwania umowy zlecenia (od daty do daty), niezależnie od liczby przepracowanych godzin czy wymiaru etatu. Nie stosuje się przelicznika. Nawet sporadyczne zlecenie trwające zgodnie z umową rok liczy się jako rok stażu.

Tak, okres odbywania studiów doktoranckich (nie dłuższy niż 4 lata) wlicza się do stażu pracy, pod warunkiem uzyskania stopnia doktora. Jest to regulacja obowiązująca niezależnie od nowych przepisów o stażu pracy.

Świadectwo pracy potwierdza okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Doliczenie wcześniejszego zlecenia u tego samego pracodawcy wpływa na staż zakładowy, ale nie zmienia faktu, że w tamtym okresie nie było stosunku pracy. Dlatego świadectwo pracy nie podlega korekcie w zakresie „okresu zatrudnienia”, ale pracodawca może wystawić zaświadczenie potwierdzające doliczony okres zlecenia.

Wniosek USP składa się przez platformę PUE/eZUS. Aplikacja mobilna mZUS służy głównie do powiadomień. Użytkownik otrzyma powiadomienie w aplikacji o wystawieniu zaświadczenia, ale sam dokument należy pobrać z portalu PUE/eZUS.

Tak. Okresy zatrudnienia w instytucjach Unii Europejskiej są traktowane na równi z zatrudnieniem w Polsce w zakresie uprawnień pracowniczych. Wynika to z przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego i swobodzie przepływu pracowników. Nowelizacja „stażowa” nic w tym względzie nie zmieniła.

Tak, urlop wychowawczy wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, na podstawie art. 186⁵ Kodeksu pracy. Jest to regulacja obowiązująca od dawna.

Tak. Zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia, okresy pobierania stypendium w trakcie szkolenia, na które bezrobotny został skierowany przez starostę, wliczają się do stażu pracy. Dokumentem potwierdzającym jest zaświadczenie z PUP.

Pracodawca działa w zaufaniu do dokumentów przedstawionych przez pracownika, zwłaszcza jeśli są to dokumenty urzędowe (ZUS). Jeśli pracownik przedstawi sfałszowane „prywatne” dokumenty (np. podrobioną umowę zlecenia), a pracodawca w dobrej wierze wypłaci nienależne świadczenia, pracodawca ma prawo żądać ich zwrotu na drodze cywilnej. Jednocześnie pracownik naraża się na odpowiedzialność karną za posługiwanie się fałszywymi dokumentami oraz odpowiedzialność dyscyplinarną w pracy (do zwolnienia dyscyplinarnego włącznie) za próbę wyłudzenia świadczeń. Dlatego weryfikacja „dokumentów własnych” pracownika powinna być wnikliwa.

Nie, polski ZUS nie potwierdza okresów zagranicznych. Pracownik musi przedstawić w tym względzie np. dokumenty z zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej lub podatkowej, przetłumaczone na język polski. To pracodawca ocenia te dokumenty.

Jeśli stosunek pracy ustał, pracownik nie jest już pracownikiem tego pracodawcy. Może żądać wyrównania świadczeń (np. odprawy) tylko jeśli udowodni, że w trakcie zatrudnienia dostarczył dokumenty lub pracodawca bezprawnie odmówił ich przyjęcia. Roszczenia przedawniają się po 3 latach.

Pełnienie funkcji w radzie nadzorczej za wynagrodzeniem stanowi tytuł do ubezpieczeń społecznych. Jednakże w toku prac legislacyjnych odrzucono poprawkę, dzięki której wliczeniu do stażu pracy podlegałyby także m.in. okresy członkostwa w radach nadzorczych oraz bycia wspólnikiem w spółkach handlowych.

Księża podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale ich działalność nie jest umową o pracę ani zleceniem w rozumieniu Kodeksu pracy. W toku prac legislacyjnych odrzucono poprawkę, dzięki której wliczeniu do stażu pracy podlegałyby także m.in. okresy pozostawania osobą duchowną lub zakonną.

Nie. Do stażu wlicza się okres trwania umowy zlecenia. Fakt choroby i pobierania zasiłku w tym czasie nie przerywa biegu umowy (chyba że umowa została rozwiązana), więc okres ten wlicza się w całości.

Bezpośrednio nie. Odpis na ZFŚS zależy od liczby etatów, a przyznawanie świadczeń socjalnych z zfśs od sytuacji życiowej, a nie od stażu pracy. Staż nie jest kryterium socjalnym. Warto w tym miejscu przywołać stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 czerwca 2022 r., w którym czytamy:

“(…) w ocenie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej analiza treści przepisów ustawy (…) zarówno w sferze ustalania prawa pracownika do korzystania z funduszu jak i zasad przyznawania świadczeń socjalnych przemawia za przyjęciem, iż wprowadzanie do regulaminu zfśs przesłanki stażowej (kryterium zarówno ogólnego stażu jak i zakładowego) oraz rodzaju zatrudnienia warunkujących to prawo budziłoby zasadnicze wątpliwości prawne.

(…) należy podkreślić, iż mając na uwadze wyłącznie pomocowy, a zatem pozapłacowy charakter świadczeń socjalnych, wynikający z ustawowego obowiązku uzależniania ich przyznawania i ustalania wysokości wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs), stosowanie kryterium stażowego stałoby w sprzeczności także z podstawową, ustawową zasadą przyznawania pomocy socjalnej. Potwierdza to orzecznictwo sądowe. W uzasadnieniu do wyroku z dnia 16 sierpnia 2005 r. (I PK 12/05, OSNP 2006, nr 11-12, poz. 182) Sąd Najwyższy stwierdził, iż kryterium stażu pracy jest całkowicie oderwane od sytuacji materialnej uprawnionych do świadczeń.

Natomiast okres zatrudnienia, tzw. ogólny staż pracy, jako przesłanka zasadnicza przy ustalaniu prawa do urlopu wypoczynkowego oraz jego wymiaru, miałby niewątpliwie pośrednie oddziaływanie na możliwość korzystania przez pracownika z dopłat przewidzianych w regulaminie zfśs do różnych form wypoczynku, których przyznawanie jest warunkowane korzystaniem przez pracownika z wypoczynku urlopowego, np. korzystaniem z 14-dniowego wypoczynku urlopowego (art. 162 K.p.) przy ubieganiu się o dopłatę do wypoczynku organizowanego we własnym zakresie, tzw. wczasów pod gruszą. (…)”.

Nie. Uprawnienia pracownicze wynikające z przepisów bezwzględnie obowiązujących (np. wymiar urlopu) są niezbywalne. Pracownik nie może zrzec się prawa do wyższego urlopu, jeśli spełnia ustawowe przesłanki.

Dzięki nowelizacji „stażowej” pracownik zyskuje przede wszystkim:

• Szybsze nabycie prawa do wyższego urlopu (26 dni).
• Wyższe dodatki za wysługę lat (w sferze budżetowej).
• Możliwość otrzymania nagród jubileuszowych.
• Dłuższy okres wypowiedzenia (zwiększenie bezpieczeństwa zatrudnienia).
• Wyższą odprawę emerytalną lub odprawę przy zwolnieniach.
• Możliwość spełnienia wymogów stażowych w rekrutacjach na wyższe stanowiska.

Nie, pracownik nie traci prawa do świadczenia, nawet jeśli po doliczeniu nowych okresów okaże się, że termin nabycia prawa do nagrody jubileuszowej minął w sensie kalendarzowym przed wejściem w życie nowych przepisów. Choć literalne brzmienie przepisów przejściowych (art. 6 ustawy z 26 września 2025 r.) stanowi, że uprawnienia wynikające z doliczenia nowych okresów przysługują nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej (np. 1 stycznia 2026 r. dla sfery budżetowej), nie oznacza to przepadku nagród za staż osiągnięty wcześniej.

W praktyce zastosowanie mają przepisy szczegółowe (np. § 8 ust. 10 rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych), które chronią pracownika w takiej sytuacji. Mechanizm ten najlepiej obrazuje następujący przykład oparty na analizie przepisów:

Załóżmy, że pracownik urzędu gminy na dzień 15 września 2025 r. posiadał staż pracy wynoszący 19 lat. W styczniu 2026 r. dostarczył on zaświadczenie z ZUS potwierdzające wykonywanie przez 2 lata pracy na podstawie oskładkowanej umowy zlecenia (która wcześniej nie była wliczana). Po doliczeniu tego okresu okazuje się, że pracownik osiągnął 20-letni staż pracy „wstecznie”, czyli jeszcze przed 1 stycznia 2026 r. (przed wejściem w życie ustawy). Mimo że data 20-lecia minęła, pracownik ten powinien otrzymać nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy.

Zasada jest następująca: jeżeli w dniu wejścia w życie przepisów (lub udokumentowania stażu) pracownik legitymuje się okresem zatrudnienia dłuższym niż wymagany do nagrody jubileuszowej danego stopnia (np. ma 21 lat stażu, a próg wynosił 20 lat), nagrodę tę należy wypłacić niezwłocznie po udokumentowaniu stażu. Jedynym zastrzeżeniem jest sytuacja, w której pracownikowi w ciągu 12 miesięcy od tego momentu przysługiwałaby już kolejna, wyższa nagroda (np. za 25 lat) – wówczas stosuje się mechanizm wypłaty wyrównania. Stanowisko to potwierdza również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wskazując, że uprawnienie to nie przepada, lecz staje się wymagalne z chwilą wejścia w życie nowych regulacji.

Tak, niezakończony okres prowadzenia działalności gospodarczej (czyli działalność nadal trwająca w momencie nawiązania stosunku pracy lub trwająca równolegle z nim) ma istotny wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego na nowych zasadach wprowadzonych ustawą z 26 września 2025 r.

Wliczanie niezakończonej działalności do stażu urlopowego

W świetle nowych przepisów (art. 302¹ Kodeksu pracy) oraz interpretacji Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni), wlicza się okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. Co kluczowe, przepisy te nie zawierają wymogu, aby okres ten był „zakończony” przed podjęciem zatrudnienia. Oznacza to, że przedsiębiorca, który zamyka firmę lub ją zawiesza, jak i ten, który nadal ją prowadzi „po godzinach”, ma prawo do doliczenia tego stażu (oczywiście z uwzględnieniem zasady „niesumowania” okresów pokrywających się).

Mechanizm obliczania stażu przy niezakończonej działalności

Wpływ na wymiar urlopu zależy od tego, czy okres prowadzenia działalności pokrywa się z okresem zatrudnienia na etacie, czy go poprzedza:

1. Okres przed zatrudnieniem: Cały okres prowadzenia działalności gospodarczej (niezakończonej) przypadający przed datą nawiązania stosunku pracy wlicza się w pełni do stażu urlopowego. Jeśli okres ten wynosi np. 5 lat, pracownik „wnosi” te 5 lat do swojego stażu pracowniczego.
2. Okres pokrywający się (zbieg tytułów): Jeżeli pracownik jest zatrudniony na etacie i jednocześnie kontynuuje prowadzenie działalności gospodarczej (działalność niezakończona), okresy te nie podlegają sumowaniu. Do stażu pracy wlicza się tylko jeden z tych okresów – ten, który jest dla pracownika korzystniejszy. W praktyce oznacza to, że staż biegnie pojedynczo, a nie podwójnie. Nie można uzyskać dwóch lat stażu w ciągu jednego roku kalendarzowego.

Praktyczny wpływ na wymiar urlopu (20 vs 26 dni)

Doliczenie okresu niezakończonej działalności gospodarczej może spowodować przekroczenie progu 10 lat stażu pracy, co skutkuje nabyciem prawa do wyższego wymiaru urlopu (26 dni).

• Przykład: Pracownik prowadzi działalność gospodarczą nieprzerwanie od 2014 roku (12 lat). Z dniem 1 czerwca 2026 r. podejmuje pracę na etacie, nie zamykając firmy (łączy obie aktywności).

◦ Okres działalności od 2014 r. do 31 maja 2026 r. (12 lat) zostaje wliczony do stażu urlopowego.

◦ Ponieważ staż przekracza 10 lat, pracownikowi od pierwszego dnia pracy przysługuje urlop w wymiarze 26 dni rocznie (proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku).

◦ Od 1 czerwca 2026 r. staż liczony jest pojedynczo (z umowy o pracę), mimo że działalność trwa nadal.

Wpływ na „pierwszy urlop”

Dla osób, które po raz pierwszy podejmują pracę na etacie, mając aktywną lub zawieszoną działalność gospodarczą, zmiana jest najbardziej odczuwalna. Zgodnie z wyjaśnieniami resortu pracy, jeśli pracownik udokumentuje co najmniej 10-letni okres prowadzenia działalności (nawet jeśli firma nadal działa), to w pierwszym roku pracy nabywa on prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca w wymiarze 1/12 z puli 26 dni (ok. 2,16 dnia), a nie z puli 20 dni (1,66 dnia). Jest to znacząca korzyść w porównaniu do zasad obowiązujących przed nowelizacją.

Podsumowując, fakt, że działalność gospodarcza nie została zakończona, nie jest przeszkodą do zaliczenia okresu jej prowadzenia do stażu pracy warunkującego wymiar urlopu. Kluczowe jest jedynie wykluczenie podwójnego liczenia okresów, które się na siebie nakładają w czasie.

Pracownicy, którzy nawiążą stosunek pracy już po wejściu w życie nowych przepisów (czyli po 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym lub po 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym), znajdują się w innej sytuacji niż pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia w życie ustawy. Przede wszystkim nie obowiązuje ich termin 24 miesięcy na udokumentowanie stażu, który jest przewidziany jako okres przejściowy dla osób już zatrudnionych. Taki „nowy” pracownik ma prawo w każdym momencie trwającego stosunku pracy złożyć dokumenty potwierdzające wcześniejszą aktywność zawodową (np. prowadzenie działalności gospodarczej czy zlecenia).

Jeżeli pracownik zatrudniony np. w czerwcu 2026 r. dostarczy dokumenty z opóźnieniem (np. dopiero w październiku 2027 r. lub później), pracodawca ma obowiązek przeliczyć jego staż i wypłacić wyrównanie świadczeń (np. dodatku stażowego) wstecz od początku zatrudnienia (w tym przypadku od czerwca 2026 r.), o ile roszczenie to nie uległo przedawnieniu. Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia przedawniają się po 3 latach. Zatem, w przeciwieństwie do pracowników objętych przepisami przejściowymi (którzy po upływie 24 miesięcy tracą prawo do wyrównania u danego pracodawcy), nowy pracownik może skutecznie dochodzić wyrównania za cały okres pracy, jeśli zmieści się w terminie przedawnienia roszczeń.

Nie. Pracownicy zatrudnieni u pracodawców spoza sektora finansów publicznych (sektor prywatny, np. spółki, fundacje, jednoosobowe działalności zatrudniające pracowników) muszą poczekać na wejście w życie nowych przepisów do 1 maja 2026 r. Wynika to z konstrukcji przepisów przejściowych ustawy nowelizującej. Choć ustawa formalnie wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r., to dla sektora prywatnego zastosowanie ma termin późniejszy – pierwszy dzień miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia noweli (ogłoszenie miało miejsce w październiku 2025 r.).

Oznacza to, że w styczniu, lutym, marcu i kwietniu 2026 r. pracownik spółki z o.o. będzie miał naliczany urlop na dotychczasowych zasadach. Dopiero od 1 maja 2026 r. będzie mógł złożyć wniosek o doliczenie np. okresów samozatrudnienia do stażu urlopowego. Jeśli dzięki temu jego staż przekroczy 10 lat, nabędzie prawo do wyższego wymiaru urlopu (26 dni) od maja. Jeśli pracownik dostarczy dokumenty później (np. we wrześniu 2026 r.), pracodawca dokona przeliczenia urlopu wstecznie, ale tylko od maja 2026 r., a nie od stycznia.

Nie. Nowe przepisy pozwalają na wliczenie do okresu zatrudnienia (stażu pracy) okresów wykonywania umowy zlecenia, jednak nie zmienia to prawnego charakteru tych umów. Kodeksowe limity dotyczące zawierania umów na czas określony (maksymalnie 3 umowy lub łączny czas ich trwania do 33 miesięcy) dotyczą wyłącznie umów o pracę zawieranych między tymi samymi stronami.

Wliczenie zlecenia do stażu ma skutki w sferze uprawnień pracowniczych zależnych od długości zatrudnienia (urlop, okres wypowiedzenia, poza tym trwającym w dniu wejścia w życie nowych przepisów), ale nie powoduje, że umowa zlecenia staje się „pierwszą umową o pracę” wliczaną do limitu 33 miesięcy. Umowa zlecenia i umowa o pracę pozostają odrębnymi bytami prawnymi. Zatem pracodawca, zatrudniając pracownika na etat po okresie zlecenia, dysponuje pełnym limitem 33 miesięcy/3 umów na czas określony.

Nie. Regulacje wprowadzające zaliczalność umów cywilnoprawnych do pracowniczego stażu pracy mają charakter wyłącznie pracowniczy (kodeksowy) i nie ingerują w system emerytalno-rentowy. Przepisy te nie zmieniają katalogu okresów składkowych i nieskładkowych określonego w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

W szczególności dotyczy to umów zlecenia wykonywanych przez studentów do 26. roku życia. Mimo że nowelizacja Kodeksu pracy nakazuje wliczać te okresy do stażu urlopowego (na podstawie dokumentów), nie stają się one przez to okresami składkowymi ani nieskładkowymi w rozumieniu przepisów emerytalnych (ponieważ nie były opłacane od nich składki). Zaliczenie ich do stażu pracy w zakładzie pracy nie wpływa na kapitał początkowy w ZUS ani na prawo do emerytury.

Nie. W przypadku nakładania się okresów zatrudnienia (umowy o pracę) i wykonywania umowy zlecenia (nawet na rzecz tego samego pracodawcy), do ogólnego okresu zatrudnienia wlicza się tylko jeden z tych okresów. Zgodnie z zasadą określoną w nowych przepisach (art. 302¹ § 10 K.p.), w przypadku zbiegu terminów wybiera się okres korzystniejszy dla pracownika.

Nie ma możliwości sumowania okresów biegnących równolegle w czasie. Przykładowo, jeśli pracownik przez 10 lat pracował na etacie i jednocześnie przez 3 lata wykonywał dodatkowe zlecenia dla tej samej firmy, jego staż pracy wynosi 10 lat, a nie 13. Zlecenie nie wydłuża stażu ponad fizyczny upływ czasu kalendarzowego.

W procedurze przed pracodawcą podstawą zaliczenia stażu są dokumenty. Przepisy kładą nacisk na „udokumentowanie” okresów. Podstawowym dowodem jest zaświadczenie z ZUS. W przypadku jego braku dopuszcza się „inne dokumenty” (umowy, rachunki, potwierdzenia przelewów). Przepisy nie wskazują na możliwość opierania się przez pracodawcę na zeznaniach świadków w procesie kadrowym.

Zeznania świadków mogą być natomiast kluczowym środkiem dowodowym w ewentualnym postępowaniu sądowym, jeśli pracodawca odmówi zaliczenia stażu na podstawie przedłożonych dokumentów, a pracownik odwoła się do sądu pracy. Wówczas sąd może dopuścić dowód z zeznań świadków na okoliczność wykonywania pracy. Jednak na etapie działu kadr wymagane są dowody pisemne lub elektroniczne (dokumenty).

Pracodawca nie ma obowiązku odtwarzania dokumentacji sprzed lat, jeśli jej nie posiada, bo np. minął okres archiwizacji. Ciężar udowodnienia okresu niepracowniczego spoczywa na pracowniku.

Jeżeli w firmie nie ma już dokumentów potwierdzających realizację umowy zlecenia, pracownik musi samodzielnie zdobyć dowody. Powinien w pierwszej kolejności wystąpić o zaświadczenie do ZUS (wniosek USP). Jeśli ZUS również nie posiada danych (np. dla bardzo starych okresów), pracownik musi poszukać dokumentów we własnych zasobach domowych. Pracodawca ma obowiązek zaktualizować uprawnienia tylko wtedy, gdy pracownik przedstawi odpowiednie dowody lub jeśli pracodawca sam dysponuje jeszcze dokumentacją potwierdzającą ten staż.

Tak. Umowy typu B2B (business-to-business) są realizowane w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Zgodnie z nowym art. 302¹ § 1 Kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia pozarolniczej działalności, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Zatem samozatrudniony, który świadczył usługi na kontrakcie B2B i opłacał z tego tytułu składki ZUS, ma prawo do wliczenia tego okresu do swojego pracowniczego stażu pracy po przejściu na etat. Dotyczy to również umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, które często są podstawą współpracy B2B.

W przypadku nauczycieli zasady przyznawania nagród jubileuszowych reguluje Karta Nauczyciela, która uzależnia prawo do nagrody od ogólnego stażu pracy.

Skoro nowelizacja Kodeksu pracy nakazuje wliczać do stażu pracy nowe okresy aktywności (jak działalność gospodarcza czy zlecenia) i stosuje się to do pracowników sektora publicznego już od 1 stycznia 2026 r., to doliczenie tych okresów wpłynie również na uprawnienia nauczycieli. Oznacza to, że nauczyciel, który udokumentuje np. wcześniejszą działalność gospodarczą, będzie mógł szybciej nabyć prawo do nagrody jubileuszowej na zasadach analogicznych do innych pracowników sfery budżetowej.

Niestety nie w trybie administracyjnym u pracodawcy. Nowe przepisy opierają się na zasadzie „oskładkowania” (lub zwolnienia z mocy prawa, jak przy studentach). Praca „na czarno”, od której nie odprowadzono składek (mimo obowiązku), nie jest wymieniona jako okres wliczany do stażu. Taki pracownik musiałby najpierw wywalczyć w sądzie pracy ustalenie istnienia stosunku pracy za tamten okres, co doprowadziłoby do obowiązku zapłaty zaległych składek przez nieuczciwego pracodawcę.

Nie. Zgodnie z nowelizacją przepisów Kodeksu karnego wykonawczego (zmieniony art. 128 § 1), która towarzyszy zmianom w Kodeksie pracy, zasady wliczania pracy więźniów zostały doprecyzowane, ale zawierają istotne wyłączenie. Do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wlicza się okresy wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia w czasie odbywania kary pozbawienia wolności. Jednakże ustawodawca wprowadził wyraźne zastrzeżenie: wliczenia tego nie stosuje się do pracy wykonywanej na podstawie umowy o dzieło.

Oznacza to, że jeśli więzień pracował odpłatnie na podstawie skierowania do pracy lub umowy zlecenia, okres ten powiększy jego staż pracowniczy. Natomiast okresy, w których wykonywał pracę na podstawie umowy o dzieło (będącej umową rezultatu, a nie starannego działania, i zazwyczaj nieobjętej ubezpieczeniami społecznymi w tym kontekście), są pomijane przy ustalaniu stażu pracy.

Tak, jest to prawda w odniesieniu do pracownika pozostającego w zatrudnieniu w dniu wejścia w życie nowych przepisów. Ustawodawca wprowadził dla takich osób okres przejściowy wynoszący 24 miesiące, liczony od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej (czyli od 1 stycznia 2026 r. dla sfery publicznej lub od 1 maja 2026 r. dla sfery prywatnej).

Jeśli pracownik nie dostarczy dokumentów potwierdzających nowe okresy (takie jak prowadzenie działalności gospodarczej czy praca na zleceniu) w tym ściśle określonym terminie, pracodawca nie wlicza tych okresów do okresu zatrudnienia. Konsekwencją niedotrzymania terminu jest utrata przez pracownika prawa do uwzględnienia tych okresów u tego konkretnego pracodawcy w ramach trwającego stosunku pracy, co wiąże się z brakiem możliwości dochodzenia wyrównania świadczeń (np. dodatku stażowego) od momentu wejścia w życie ustawy nowelizującej. Oczywiście takie okresy będą mogły być uwzględnione np. u nowego pracodawcy, u którego podjęto pracę już w nowym stanie prawnym.

Przykładowo, jeśli pracownik samorządowy dostarczy dokumenty dotyczące działalności gospodarczej dopiero w lutym 2028 r. (czyli po upływie 24 miesięcy od 1 stycznia 2026 r.), traci prawo do wyrównania od początku 2026 r., co wynika wprost z ograniczeń zawartych w art. 5 ust. 3 ustawy zmieniającej Kodeks pracy. Przepis ten chroni pracodawców przed koniecznością korygowania rozliczeń i wypłacania wyrównań po upływie długiego czasu od zmiany prawa.

Okresy zaliczone do stażu pracy u jednego pracodawcy powinny być honorowane przez kolejnych pracodawców, pod warunkiem przedstawienia odpowiednich dokumentów (zaświadczeń, świadectw). Uprawnienia nabyte na stałe (np. wyższy wymiar urlopu) przenoszą się z pracownikiem.

Warto w tym miejscu przypomnieć o zasadach uwzględniania okresów wliczanych do stażu pracy wskutek zmian przepisów, które to zasady zależą od momentu zatrudnienia u danego pracodawcy.

1. Sytuacja pracownika w okresie przejściowym: Pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej (1 stycznia 2026 r. dla sfery publicznej, 1 maja 2026 r. dla prywatnej) mają 24 miesiące na udokumentowanie starych okresów u obecnego pracodawcy. Jeśli pracownik nie zmieści się w tym terminie, obecny pracodawca nie ma obowiązku wliczania tych okresów do stażu pracy. W tym sensie roszczenie względem tego konkretnego pracodawcy wygasa (przepada) dla bieżącego stosunku pracy.
2. Sytuacja przy zmianie pracy: Powyższe ograniczenie nie działa jednak „na zawsze”. Jeśli ten sam pracownik zmieni pracę i zatrudni się u nowego pracodawcy (np. w 2029 roku), będzie traktowany jako nowy pracownik. Wówczas może przedłożyć dokumenty potwierdzające dawne okresy działalności czy zleceń (nawet te, których nie zgłosił poprzedniemu szefowi) i nowy pracodawca będzie miał obowiązek je uwzględnić.
3. Nowi pracownicy: W przypadku osób zatrudnionych już po wejściu w życie nowych przepisów (np. od czerwca 2026 r.), nie obowiązuje termin 24 miesięcy. Mogą oni dostarczyć dokumenty w dowolnym momencie trwania stosunku pracy (nawet po wielu latach), a pracodawca będzie musiał przeliczyć staż i wypłacić wyrównanie za okres nieprzedawniony (do 3 lat wstecz).

Zatem okresy te „zostają” z pracownikiem w jego historii zawodowej i mogą być wykorzystane u kolejnych pracodawców, nawet jeśli przepadła szansa na ich doliczenie w poprzednim miejscu pracy z powodu przekroczenia terminu przejściowego.

Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (symbol wniosku: USP) składa się wyłącznie w formie elektronicznej. ZUS nie udostępnia tego wniosku w formie papierowej.

Procedura krok po kroku wygląda następująco:

1. Należy zalogować się na swoje konto na platformie PUE/eZUS (www.zus.pl/ezus/logowanie).
2. W menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Usługi”.
3. Wyszukać usługę o nazwie: „Złożenie wniosku USP. Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczania okresów do stażu pracy” (można wpisać w wyszukiwarkę frazę „USP”).
4. Formularz zostanie częściowo uzupełniony danymi użytkownika. Należy go wypełnić (wskazując, czy chcemy potwierdzenia wszystkich okresów, czy wybranych) i wysłać elektronicznie.

Ważne: Do wniosku USP nie trzeba dołączać żadnych skanów umów ani świadectw pracy – ZUS wydaje zaświadczenie wyłącznie na podstawie danych, które już posiada w swoim systemie (zapisanych na koncie ubezpieczonego). Cała korespondencja, w tym odbiór gotowego zaświadczenia, odbywa się również elektronicznie przez portal eZUS.

Dopiero po „zalegalizowaniu” tego okresu wyrokiem sądu, można by go wliczyć do stażu.

Nie. Należy wyraźnie odróżnić „staż pracy wpływający na wymiar urlopu” (20 lub 26 dni) od „okresu zatrudnienia uprawniającego do nabycia urlopu w danym roku”. Nowelizacja pozwala wliczyć okres zlecenia do ogólnego stażu (co może dać prawo do puli 26 dni), ale nie zmienia faktu, że prawo do urlopu nabywa się tylko za czas pozostawania w stosunku pracy.

Jeżeli pracownik wykonywał umowę zlecenia od stycznia do marca, a od 1 kwietnia został zatrudniony na umowę o pracę u tego samego pracodawcy, wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracowniczego (od kwietnia do grudnia). Okres zlecenia (styczeń–marzec) nie jest okresem, w którym powstaje prawo do wypoczynku kodeksowego. Zleceniobiorca nie „zarabia” dni urlopowych, które mógłby przenieść na etat. W konsekwencji pracownikowi będzie przysługiwał urlop w wymiarze 9/12 z należnej mu puli (20 lub 26 dni). Fakt wcześniejszej współpracy cywilnoprawnej nie pozwala na naliczenie urlopu za pełny rok kalendarzowy.

Kwestia zaliczania zagranicznego stażu pracy świadczonej w ramach stosunku pracy się nie zmieniła po nowelizacji i odbywa się głównie na podstawie świadectw pracy. Nowy art. 302¹ § 7 Kodeksu pracy rozszerza to na formy niepracownicze (np. samozatrudnienie, kontrakty). Ponieważ w takich przypadkach nie istnieje „zagraniczne świadectwo pracy”, katalog dowodów jest otwarty, ale musi być wiarygodny.

Do udokumentowania takich okresów można wykorzystać:

• Dokumenty ubezpieczeniowe: Zaświadczenia z zagranicznych instytucji odpowiedników ZUS, potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniom z tytułu prowadzenia firmy.
• Dokumenty podatkowe: Zagraniczne rozliczenia podatkowe, zaświadczenia o dochodach z działalności lub kontraktów.
• Rejestry: Wypisy z zagranicznych rejestrów handlowych lub działalności gospodarczej potwierdzające okres aktywności firmy.
• Kontrakty i zaświadczenia: Umowy zawarte z zagranicznymi kontrahentami oraz wystawione przez nich zaświadczenia o okresie współpracy. Dokumenty te powinny być przetłumaczone na język polski, aby pracodawca w Polsce mógł zweryfikować ich treść i okres trwania aktywności.

Kluczowym kryterium uwzględnienia okresu prowadzenia pozarolniczej działalności w stażu pracy jest opłacenie składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe (lub zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego w przypadku ulgi na start). Przepisy Kodeksu pracy przewidują jednak, że do ogólnego stażu wlicza się również te przedziały czasowe, w których przedsiębiorca był zwolniony z opłacania składek na mocy odrębnych regulacji, o ile dany okres jest właściwie udokumentowany. Nawet w sytuacjach, gdy bezpośrednia wpłata składki ze strony przedsiębiorcy nie następuje (np. podczas choroby), zachowana zostaje ciągłość podlegania ubezpieczeniom społecznym.

Na zaświadczeniu USP ZUS wyodrębniane są przerwy w opłacaniu składek, co budzi pytania o ich wpływ na staż pracy. Te przerwy to m.in.:

• Zasiłek chorobowy i opiekuńczy: Choć w czasie choroby przedsiębiorca może obniżyć podstawę wymiaru składek, nie skutkuje to przerwą w ubezpieczeniu. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 14 ust. 3), czas pobierania zasiłku chorobowego i opiekuńczego jest traktowany na równi z okresem opłacania składek, co oznacza, że musi być wliczany do stażu pracy.

• Zasiłek macierzyński: W tym okresie przedsiębiorca nie opłaca składek emerytalno-rentowych z własnych środków, gdyż są one finansowane z budżetu państwa. Mimo konieczności formalnego wyrejestrowania się i ponownego zgłoszenia wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, zachowana ciągłość finansowania składek sprawia, że okres ten powinno wliczać się do stażu.

• Wakacje składkowe: Jest to prawo do zwolnienia z opłacania składek społecznych przez jeden wybrany miesiąc w roku. Ponieważ za ten czas składki również pokrywa budżet państwa, a sama działalność nie zostaje zawieszona, zasadnym jest pogląd iż miesiąc ten stanowi pełnoprawny element stażu pracy.

Reasumując, nie ma podstaw do wyłączania okresów wakacji składkowych ani okresów pobierania zasiłku chorobowego, opiekuńczego lub macierzyńskiego przez przedsiębiorców ze stażu pracy ustalanego z okresu prowadzenia działalności gospodarczej.
Znajduje to potwierdzenie w stanowisku Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 21 stycznia 2026 r., wydanym dla Dziennik Gazeta Prawna. W stanowisku tym wskazano, że okresy pobierania zasiłku chorobowego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność lub osoby współpracujące podlegają wliczeniu do okresu stażu pracy

Nie, Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie pobiera opłat za wydawanie zaświadczeń niezbędnych do potwierdzenia okresów wliczanych do stażu pracy. Procedura uzyskania takiego dokumentu została maksymalnie uproszczona i zdigitalizowana. Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (o symbolu USP) jest dostępny i składany wyłącznie w formie elektronicznej poprzez platformę PUE/eZUS.

Cała korespondencja w tej sprawie, włącznie z otrzymaniem gotowego zaświadczenia lub decyzji odmownej, odbywa się online. Do wniosku nie trzeba nawet dołączać żadnych dokumentów potwierdzających zatrudnienie, gdyż ZUS bazuje na danych już zapisanych na koncie ubezpieczonego. Brak opłat dotyczy również ewentualnego wniosku o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego (wniosek ogólny POG), który składa się w przypadku, gdy ZUS nie znajdzie danych w systemie.

Nie. Do okresu zatrudnienia wliczane są wyłącznie te okresy zawieszenia działalności gospodarczej, które przypadały na czas sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Dodatkowym warunkiem jest, aby za ten okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (finansowane w tym przypadku z budżetu państwa). Jeżeli przedsiębiorca zawiesił działalność z innych przyczyn (np. ekonomicznych, sezonowych, zdrowotnych niezwiązanych z opieką nad dzieckiem), okresy te nie podlegają zaliczeniu do stażu pracy, nawet jeśli działalność była prowadzona przez wiele lat przed i po zawieszeniu.

Na staż urlopowy (uwzględniając zarówno okresy, od których zależy wymiar urlopu na zasadach jeszcze przed nowelizacją „stażową” jak i nowe okresy zaliczane do stażu pracy po zmianach przepisów), składają się:

1. NOWE OKRESY wliczane do stażu urlopowego (wprowadzone nowelizacją „stażową”): Są to okresy aktywności zawodowej innej niż stosunek pracy, które wcześniej nie wpływały na wymiar urlopu przed 2026 r. Do tej grupy należą:

• Okres służby w Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej (zmieniony art. 302 K.p.)
• Okres prowadzenia działalności gospodarczej oraz okres pozostawania osobą współpracującą (nowy art. 302¹ § 1, art. 302¹ § 1¹ K.p.)
• Okres pracy na podstawie określonych umów cywilnoprawnych, okres współpracy przy takiej pracy oraz okresy bycia członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych (nowy art. 302¹ § 2 K.p.)
• Okres korzystania z „ulgi na start” (nowy art. 302¹ § 4 K.p.)
• Okresy zawieszenia działalności gospodarczej (nowy art. 302¹ § 5 K.p.)
• Okresy sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem (nowy art. 302¹ § 6 K.p.)
• Okresy pracy zagranicznej świadczonej w ramach niepracowniczych form zatrudnienia (nowy art. 302¹ § 7 K.p.)
• Okresy służby funkcjonariuszy celno-skarbowych (nowy art. 188a ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej).

2. „TRADYCYJNE” OKRESY wliczane do stażu urlopowego na niezmienionych zasadach: Są to okresy, które były zaliczane już przed nowelizacją „stażową” i nadal stanowią bazę do wyliczeń stażu urlopowego. Do tej grupy zaliczamy:

• okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy (w tym okresy poprzedniego zatrudnienia w ramach stosunku pracy – także tego zagranicznego, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy);
• okres nauki;
• okresy zaliczalne czyli przede wszystkim okresy:
• za które przysługuje odszkodowanie w przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia, jeżeli pracownik nie podjął w tym czasie pracy,
• pozostawania bez pracy, za które przyznano odszkodowanie pracownikowi przywróconemu do pracy,
• urlopu bezpłatnego, którego udzielono pracownikowi w celu podjęcia pracy u innego pracodawcy,
• urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego udzielonego młodocianemu w okresie ferii szkolnych, urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, pod warunkiem stawienia się do pracy po tym urlopie w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru,
• pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium,
• czynnej służby wojskowej oraz urlopu bezpłatnego udzielonego powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych oraz służby zastępczej,
• prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie.

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
• szkoły policealnej – 6 lat,
• szkoły wyższej – 8 lat.

Pracownicy, którzy uzyskali stopień licencjata, są traktowani pod względem naliczania stażu urlopowego, jakby ukończyli szkołę wyższą – należy im wliczać 8 lat.

Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Okresy nauki w kolejnych szkołach nie podlegają sumowaniu. Do wymiaru urlopu zalicza się okres, który wynika z tytułu ukończenia ostatniej szkoły.

Okresy pracy w gospodarstwie rolnym zaliczane do stażu pracy:

–          okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie, prowadzonym przez współmałżonka,

–          przypadające przed dniem 1 stycznia 1983 r. okresy pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rolnym prowadzonym przez rodziców lub teściów, poprzedzające objęcie tego gospodarstwa i rozpoczęcie jego prowadzenia osobiście lub wraz ze współmałżonkiem,

–          przypadające po dniu 31 grudnia 1982 r. okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym w charakterze domownika w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników indywidualnych i członków ich rodzin.

Zasada łączenia okresów: W przypadku nakładania się różnych okresów (np. jednoczesna praca na etacie i prowadzenie działalności gospodarczej, lub praca na zleceniu w trakcie studiów), do stażu urlopowego wlicza się tylko jeden z tych okresów – ten, który jest dla pracownika korzystniejszy. Okresy „nakładające się” nie sumują się. Osiągnięcie łącznie 10 lat stażu (ze wszystkich wyżej wymienionych źródeł) uprawnia do 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Okresy pracy w gospodarstwie rolnym zaliczane do stażu pracy to:

–          okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie, prowadzonym przez współmałżonka,

–          przypadające przed dniem 1 stycznia 1983 r. okresy pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rolnym prowadzonym przez rodziców lub teściów, poprzedzające objęcie tego gospodarstwa i rozpoczęcie jego prowadzenia osobiście lub wraz ze współmałżonkiem,

–          przypadające po dniu 31 grudnia 1982 r. okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym w charakterze domownika w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników indywidualnych i członków ich rodzin.

W poruszonym zagadnieniu nowelizacja „stażowa” nic nie zmieniła.

Dokumentowanie okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym (własnym lub rodziców) odbywa się na podstawie przepisów, które funkcjonowały jeszcze przed nowelizacją „stażową”. Podstawą prawną jest w tym przypadku ustawa z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy.

Oto szczegółowe zasady dokumentowania tych okresów:

1. Podstawowy dokument: Zaświadczenie z urzędu gminy Kluczowym dokumentem potwierdzającym pracę na roli jest zaświadczenie wydawane przez właściwy urząd gminy.

• Dokument ten wydawany jest na wniosek osoby zainteresowanej (pracownika).
• Urząd gminy stwierdza okresy pracy na podstawie posiadanej dokumentacji, np. rejestrów gruntów, ewidencji podatkowej czy meldunkowej.

2. Jakie okresy podlegają udokumentowaniu? Aby okresy te zostały zaliczone do stażu pracowniczego (wpływającego np. na wymiar urlopu czy dodatek stażowy), zaświadczenie powinno potwierdzać jeden z trzech stanów faktycznych:

• Prowadzenie gospodarstwa: Okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie prowadzonym przez współmałżonka.
• Praca u rodziców (przed 1983 r.): Przypadające przed dniem 1 stycznia 1983 r. okresy pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rolnym prowadzonym przez rodziców lub teściów, poprzedzające objęcie tego gospodarstwa.
• Praca jako domownik (po 1982 r.): Przypadające po dniu 31 grudnia 1982 r. okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym w charakterze domownika (w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników).

3. Rola zaświadczenia z KRUS W praktyce często pojawia się kwestia dokumentów z Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS). Należy tu rozróżnić dwa aspekty:

• Wymóg ustawowy: Ustawa z 1990 r. mówi o wliczaniu okresów pracy, a nie okresów ubezpieczenia. Zaświadczenia z KRUS potwierdzają fakt podlegania ubezpieczeniu społecznemu, co formalnie nie jest tożsame z potwierdzeniem pracy w rozumieniu tej konkretnej ustawy.
• Praktyka: Mimo to, w razie braku możliwości uzyskania zaświadczenia z gminy (np. z powodu braków w archiwach), pracodawca może wziąć pod uwagę zaświadczenie z KRUS jako dowód pomocniczy, gdyż potwierdza ono opłacanie składek związanych z rolnictwem.

4. Oświadczenie pracownika Samo oświadczenie pracownika o pracy na roli (np. wpis w CV lub kwestionariuszu osobowym) jest niewystarczające do zaliczenia tego okresu do stażu pracy. Pracodawca ma prawo wymagać dokumentów urzędowych. Do czasu ich przedstawienia pracodawca traktuje pracownika tak, jakby tego stażu nie posiadał (np. naliczając niższy wymiar urlopu).

Ważne: Praca w gospodarstwie rolnym nie jest „nowym” okresem wprowadzonym ustawą z 2026 r., lecz okresem zaliczalnym od dawna. Dlatego przy wypłacie wyrównań (np. dodatku stażowego) po doniesieniu dokumentów z gminy stosuje się ogólne zasady przedawnienia (3 lata wstecz), a nie ograniczenia datą 1 stycznia 2026 r.

Opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne/rentowe/wypadkowe), za wyjątkiem ulgi na start

Tak, okres ten wlicza się do stażu pracy

Tak, wliczają się, mimo braku składek ZUS

Pracownik musi przedstawić „dokumenty własne” (np. umowę i rachunki)

Tak, ale tylko jeśli nastąpiło w celu opieki nad dzieckiem

24 miesiące

Obecny pracodawca nie musi wliczać tych okresów (prawo przepada w bieżącym zatrudnieniu)

Nie, nowi pracownicy mogą udokumentować staż w każdej chwili trwania zatrudnienia

Wniosek USP (wyłącznie elektronicznie przez PUE/eZUS)

Nie, dokument z nadrukiem imienia i nazwiska jest ważny bez podpisu

Nie, uprawnienia przysługują nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie ustawy (2026 r.)

Pracownik nabywa urlop liczony od razu z wymiaru 26 dni (2,16 dnia za miesiąc)

Wypłaca się tylko jedną, najwyższą nagrodę

Tak, ale wlicza się tylko wcześniejsze okresy współpracy z tym samym pracodawcą

Nie, wybiera się tylko jeden, korzystniejszy dla pracownika okres

Tak, wlicza się okres prowadzenia działalności do momentu ustalania uprawnień

Liczy się pełny czas trwania umowy (14 dni)

Nie, umowa o dzieło nie została wymieniona w ustawie nowelizującej jako okres zaliczany

Nie, zmiany dotyczą tylko Kodeksu pracy i uprawnień pracowniczych

Tak, na podstawie przepisów z 1975 r. (jeśli spełniono kryterium dochodowe)

Nie, nowe przepisy nie przewidują wliczania tego okresu

Nie, wybiera się wariant korzystniejszy (albo nauka, albo praca)

Tak, są traktowane jak umowy zlecenia i wliczają się do stażu

Tak, np. zaświadczeniem z ZUS, które jest niezależne od istnienia firmy

Nie, prawo to zależy od okresu efektywnie przepracowanego w danym roku

Nie, ponieważ nie podlega ona oskładkowaniu i nie jest uznawana za działalność gospodarczą

Nie, do stażu wlicza się cały okres trwania umowy zlecenia (choroba nie przerywa biegu umowy)

Tak, na podstawie ustawy o sporcie wlicza się do okresu zatrudnienia

Pracy wykonywanej na podstawie umowy o dzieło

8 lat (tak samo jak za tytuł magistra)

Tak, pod warunkiem podlegania ubezpieczeniom społecznym

Tak, ale tylko jeśli udzielono go w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy za porozumieniem stron

Nie, okresy te wlicza się do stażu pracy, gdyż zachowana jest ciągłość podlegania ubezpieczeniom (lub finansuje je budżet państwa), a brak obowiązku opłacania składek przez przedsiębiorce za wspomniane okresy wynika z odrębnych przepisów